Quy trình chứng nhận ISO 45001:2018? Các bước chứng nhận?

Quy trình chứng nhận ISO 45001:2018 diễn ra như thế nào? Trình tự, các bước ra sao? Hầu hết các doanh nghiệp đều không nắm rõ dẫn đến việc đạt được chứng nhận có phần khó khăn. Dưới đây ISOCUS sẽ giúp Quý doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quy trình này với các bước cụ thể và nội dung chi tiết.

Chứng nhận ISO 45001:2018 được hiểu như thế nào?

Ngày nay, tại các nước trên thế giới và có cả Việt Nam, vấn đề an toàn và sức khỏe lao động đang rất được Chính phủ và các cơ quan có thẩm quyền quan tâm. Từ các quy định pháp luật nghiêm ngặt, các chính sách an toàn nghề nghiệp, các hoạt động quản lý nguồn nhân lực cho đến các biện pháp bảo vệ an toàn và sức khỏe trong lao động đều được áp dụng một cách triệt để tại mọi tổ chức, doanh nghiệp sản xuất – kinh doanh. Và chứng nhận ISO 45001 cũng được xem là một trong những giải pháp giải quyết vấn đề trên. Vậy chứng nhận ISO 45001 là gì?

Chứng nhận ISO 45001:2018 là một loại chứng nhận (chứng chỉ) khi một doanh nghiệp áp dụng thành công hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp phù hợp theo các yêu cầu, điều khoản mà tiêu chuẩn ISO 45001 đưa ra. Việc chứng nhận này sẽ nhờ đến một bên thứ 3 (Tổ chức chứng nhận được cơ quan có thẩm quyền cấp phép) đánh giá và cấp cho doanh nghiệp Giaays chứng nhận đã áp dụng thành công tiêu chuẩn ISO 45001 hay còn gọi là Giấy chứng nhận ISO 45001:2018.

Trong đó, ISO 45001 được hiểu là một tiêu chuẩn quốc tế về Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp (OH&S). Tiêu chuẩn này được Tổ chức ISO ban hành vào ngày 12 tháng 3 năm 2018, nhằm cung cấp khuôn khổ cho một tổ chức để quản lý rủi ro, ngăn ngừa thương tích và bệnh tật liên quan đến công việc, từ đó mang đến một môi trường làm việc an toàn và lành mạnh cho tất cả nhân viên trong tổ chức.

Tiêu chuẩn này được áp dụng với bất kỳ tổ chức nào trên thế giới. Vì vậy, tổ chức hay doanh nghiệp nào có mong muốn cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo an toàn cho người lao động thì có thể đăng ký để đạt được chứng nhận ISO 45001:2018.

Việc đạt được chứng nhận này sẽ là điều kiện tiên quyết cho doanh nghiệp hướng đến một sự phát triển bền vững và thịnh vượng trong tương lai.

Lợi ích của việc sở hữu chứng nhận ISO 45001

Mặc dù, chứng nhận ISO 45001 không vạch ra các biện pháp cụ thể để kiểm soát các mối nguy nhưng nó đã cung cấp một khuôn khổ để giải quyết các mối quan tâm cũng như rủi ro về an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Từ đó, giúp doanh nghiệp có thể cải thiện hiệu suất OH&S của mình, đồng thời thu được rất nhiều lợi ích to lớn từ hoạt động chứng nhận này, cụ thể như:

• Cải tiến năng suất, hiệu quả công việc thông qua việc giảm thiểu được các rủi ro và tai nạn về an toàn sức khỏe tại nơi làm việc
• Nhận định được mối nguy và rủi ro OH&S liên quan đến hoạt động thực tế của tổ chức, qua đó nhằm kiểm soát và cải tiến liên tục
• Hạn chế chi phí đóng bảo hiểm và các chi phí về tai nạn, đền bù
• Tuân thủ yêu cầu của pháp luật hiện hành cũng như các yêu cầu về sức khỏe và an toàn nghề nghiệp
• Cải tiến việc tích hợp các tiêu chuẩn hệ thống quản lý khác
• Góp phần ổn định mối quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động
• Là một yếu tố quan trọng trong việc phát triển hoạt động sản xuất – kinh doanh, qua đó tạo điều kiện để gia nhập thị trường kinh tế thế giới

Áp dụng tiêu chuẩn ISO 45001 là một trong những việc làm tốt nhất mà bạn có thể làm cho doanh nghiệp và nhân viên của mình. Vì vậy, hãy đăng ký chứng nhận ISO 45001 để tạo cho mình một môi trường làm việc an toàn và lành mạnh, từ đó bạn sẽ cảm nhận được những lợi ích to lớn mà nó mang lại.

Điều kiện để doanh nghiệp được cấp chứng nhận ISO 45001:2018

Để được cấp chứng nhận ISO 45001, doanh nghiệp cần có những điều kiện sau đây:

Thứ nhất: Doanh nghiệp xây dựng và áp dụng theo tiêu chuẩn ISO 45001

Đây là điều kiện giúp doanh nghiệp có một Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp phù hợp theo tiêu chuẩn ISO 45001:2018.

Doanh nghiệp có thể xây dựng thành công hệ thống ISO 45001 theo 2 cách sau đây:

• Cách 1: Tự xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn ISO 45001:2018
• Cách 2: Thuê đơn vị tư vấn về việc xây dựng và áp dụng ISO 45001:2018

ISOCUS là một đơn vị tư vấn uy tín và chuyên nghiệp với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và có chuyên môn cao có thể giúp doanh nghiệp xây dựng thành công hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp phù hợp tiêu chuẩn ISO 45001. (Khách hàng có thể tham khảo).

Thứ hai: Đăng ký chứng nhận ISO 45001:2018 tại một tổ chức chứng nhận

Sau khi đã có một hệ thống quản lý tốt, doanh nghiệp cần lựa chọn tổ chức chứng nhận để đánh giá chứng nhận. Việc đánh giá chứng nhận sẽ được thực hiện theo các quy trình của Tổ chức chứng nhận đưa ra.  

Kết quả của quá trình đánh giá chứng nhận này là doanh nghiệp sẽ được cấp 1 Giấy chứng nhận ISO 45001:2018 với hiệu lực 3 năm.

Trên đây là 2 điều kiện cơ bản để doanh nghiệp có thể đạt được Giấy chứng nhận ISO 45001:2018.

Quy trình chứng nhận ISO 45001:2018?

Các bước thực hiện chứng nhận của một tổ chức chứng nhận thông thường phải tuân thủ theo quy định của pháp luật và yêu cầu của Tổ chức Tiêu chuẩn hóa ISO. Tuy nhiên, đối với mỗi tổ chức chứng nhận, mỗi loại hình doanh nghiệp thì các bước thực hiện cũng như giai đoạn chứng nhận ISO 45001 sẽ được kết hợp sinh động. Vì mỗi tổ chức chứng nhận sẽ có các quy trình khác nhau nên ISOCUS xin lấy điển hình quy trình chứng nhận ISO 45001:2018 của Tổ chức ISOCERT – Tổ chức chứng nhận đã được Bộ Khoa học và Công nghệ chỉ định chứng nhận.

Quy trình chứng nhận hệ thống ISO 45001:2018 của ISOCERT (thông thường, các bước thực hiện đánh giá chứng nhận cơ bản của các tổ chức chứng nhận khác cũng tương tự như vậy)

Bước 1: Đăng ký chứng nhận

Bước đầu tiên của quy trình chứng nhận là doanh nghiệp phải đăng ký chứng nhận theo form của Tổ chức chứng nhận kèm theo các tài liệu liên quan.

Form đăng ký sẽ bao gồm các thông tin liên quan tới doanh nghiệp, ví dụ như: Tên doanh nghiệp, địa điểm tiến hành đánh giá, lĩnh vực sản xuất - kinh doanh, số lượng nhân sự…

Các thông tin này vô cùng quan trọng cho Tổ chức chứng nhận để tiến hành cho các bước tiếp theo.

Bước 2: Xem xét hợp đồng và lập kế hoạch chuẩn bị đánh giá

Dựa trên những thông tin đã tiếp nhận ở Bước 1, Tổ chức chứng nhận xem xét và ký kết hợp đồng dịch vụ, sau đó sẽ lên kế hoạch triển khai dự án.

Kế hoạch chuẩn bị đánh giá gồm các thông tin phục vụ cho mục đích chứng nhận, như: thời gian đánh giá, địa điểm đánh giá, thông tin về chuyên gia đánh giá, nội dung đánh giá…

Kế hoạch đánh giá này nhằm giúp doanh nghiệp trong việc chủ động chuẩn bị các nội dung đánh giá.

Bước 3: Đánh giá giai đoạn 1 (tức là đánh giá mức độ sẵn sàng của hệ thống cho giai đoạn đánh giá chứng nhận)

Đoàn đánh giá của Tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá sơ bộ hệ thống ISO 45001 của doanh nghiệp theo quy trình đánh giá chứng nhận của Tổ chức chứng nhận.

Bên cạnh đó, trong quá trình đánh giá, đại diện của doanh nghiệp (ban lãnh đạo, trưởng các bộ phận hay người làm việc trực tiếp được doanh nghiệp ủy quyền) phải phối hợp với Đoàn đánh giá để thực hiện công việc.

Đồng thời, doanh nghiệp sẽ khắc phục các điểm không phù hợp được phát hiện trong quá trình đánh giá (nếu có).

Bước 4: Đánh giá giai đoạn 2 (đánh giá cấp chứng nhận)

Ở bước này đoàn đánh giá của Tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành xem xét hệ thống của doanh nghiệp có phù hợp với các điều khoản trong tiêu chuẩn ISO 45001 hay không. (theo quy trình đánh giá của tổ chức chứng nhận).

Các chuyên gia sẽ thực hiện đánh giá theo nguyên tắc độc lập, khách quan và tuân thủ theo các quy định của pháp luật về đánh giá chứng nhận. Đồng thời, trong quá trình đánh giá đại diện phía doanh nghiệp cần phối hợp với Đoàn đánh giá để thực hiện công việc. Nếu phát hiện ra các điểm không phù hợp thì doanh nghiệp phải kịp thời khắc phục.

Hoạt động đánh giá chính thức hệ thống quản lý sẽ được thực hiện tại địa điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Bước 5: Thẩm xét hồ sơ

Sau khi có kết quả đánh giá của Đoàn đánh giá chứng nhận, bộ phận Kỹ thuật của Tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành thẩm xét và kiểm tra hồ sơ đánh giá của doanh nghiệp.

Bước 6: Cấp giấy chứng nhận ISO 45001

Sau khi thẩm xét hồ sơ xong, nếu kết quả thẩm xét hồ sơ đánh giá phù hợp với chuẩn mực chứng nhận và các quy định thì Tổ chức chứng nhận sẽ lên Demo giấy chứng nhận gửi doanh nghiệp kiểm tra. Khi giấy chứng nhận đã được 2 bên thống nhất, Tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành cấp giấy chứng nhận ISO 45001:2018 theo thủ tục, quy trình cấp chứng nhận của Tổ chức chứng nhận. (Giấy chứng nhận ISO 45001 có hiệu lực trong vòng 3 năm kể từ ngày cấp phép).

Bước 7: Đánh giá giám sát định kỳ (không quá 12 tháng/lần)

Duy trì chứng nhận: Trong chu kỳ chứng nhận 3 năm, Tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá giám sát định kỳ mỗi năm một lần và không quá 12 tháng/lần kể từ ngày cấp giấy chứng nhận. Tổng cộng 2 lần/3 năm.

Bước 8: Đánh giá chứng nhận lại (2 tháng trước khi hết hiệu lực)

Sau khi kết thúc chu kỳ chứng nhận 3 năm, Tổ chức chứng nhận sẽ thực hiện đánh giá chứng nhận lại để đảm bảo tính duy trì của Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe ISO 45001 đã được cấp chứng nhận trước đó. Tổ chức chứng nhận liên hệ với doanh nghiệp 2 tháng trước ngày hết hiệu lực của giấy chứng nhận.

Như vậy, việc đạt được chứng chỉ ISO 45001:2018 không thực sự phức tạp và quá khó. Chỉ cần doanh nghiệp thực sự mong muốn và thực hiện theo các bước trên của Tổ chức chứng nhận, việc cấp giấy chứng nhận ISO 45001:2018 sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Hy vọng doanh nghiệp sẽ đạt được chứng nhận ISO 45001 một cách thuận tiện và dễ dàng nhất để mang đến những lợi ích cao nhất cho doanh nghiệp mình.

Thời gian và chi phí cấp giấy chứng nhận ISO 45001:2018

Về thời gian, thông thường các tổ chức chứng nhận cấp chứng nhận là trong vòng 15 đến 30 ngày. Tuy nhiên, cũng có thể nhanh hoặc chậm hơn tùy theo năng lực cũng như điều kiện của tổ chức chứng nhận đó.

Có một số tổ chức chứng nhận tiến hành đánh giá ngay sau khi doanh nghiệp đủ điều kiện, ví dụ như ISOCERT.

Về chi phí, với mỗi doanh nghiệp thì chi phí chứng nhận ISO 45001 cũng sẽ khác nhau tùy thuộc vào quy mô, phạm vi, chi phí nhân sự tham gia hay chi phí đăng ký… Để có một chi phí hợp lý nhất, phù hợp với ngân sách của mình thì doanh nghiệp có thể trao đổi hoặc thương lượng với Tổ chức chứng nhận để đảm bảo hoạt động chứng nhận ISO 45001 diễn ra một cách thuận lợi nhất.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên chọn những tổ chức chứng nhận uy tín với chi phí hợp lý và đặc biệt là phù hợp với doanh nghiệp mình để mang lại lợi ích cao nhất.

ISOCUS - Đơn vị tư vấn chứng nhận ISO 45001:2018

ISOCUS là đơn vị tư vấn chuyên cung cấp chứng chỉ ISO 45001:2018 cùng những chứng chỉ khác cho doanh nghiệp.

Chúng tôi tự hào là một tổ chức uy tín, chất lượng và chuyên nghiệp với những chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực tư vấn chứng nhận. Chúng tôi khẳng định mang đến cho bạn chất lượng dịch vụ tốt nhất với chi phí hợp lý, phù hợp với mọi đối tượng doanh nghiệp/ tổ chức. Đến với ISOCUS chắc chắn doanh nghiệp bạn sẽ sở hữu được chứng chỉ ISO 45001:2018 một cách chính xác và nhanh nhất.

Trên đây là những nội dung chi tiết về quy trình chứng nhận ISO 45001:2018 mà chúng tôi muốn chia sẻ đến Quý doanh nghiệp. Nếu còn thắc mắc về hồ sơ tài liệu hoặc đang băn khoăn không biết bắt đầu từ đâu để đạt được chứng nhận ISO 45001:2018. Hãy liên hệ với ISOCUS qua hotline 0937.619.299 để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ một cách chi tiết nhất.