Mô hình tích hợp hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn

Tính tới nay, trên thế giới và tại Việt Nam chưa có một nghiên cứu đầy đủ, toàn diện nào về việc xây dựng một hệ thống tích hợp các hệ thống quản lý cho doanh nghiệp, bắt đầu từ việc nghiên cứu hoạt động tư vấn hệ thống quản lý tích hợp đến đào tạo vận hành và tiến tới đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý tích hợp.

Phương pháp tích hợp mới chủ yếu là mô hình áp dụng một tiêu chuẩn gốc ISO 9001 với một trong các tiêu chuẩn còn lại như ISO 14001, ISO 22000 hoặc OHSAS 18001. Một số tổ chức tư vấn có đề cập tới cung cấp dịch vụ đào tạo xây dựng hệ thống tích hợp các hệ thống quản lý cho doanh nghiệp, tuy nhiên chưa triển khai được nhiều và về cơ bản mới cung cấp mô hình tích hợp cho hai hệ thống QLCL và QLMT hoặc QLCL và QLATSKNN, .v.v…. Chưa có mô hình tích hợp ba hay hơn nhiều các tiêu chuẩn quản lý.
Đề cập tới phương pháp luận về tích hợp hệ thống quản lý, cũng có một góc độ khác là thiết lập tiêu chuẩn tích hợp làm cơ sở cho việc áp dụng tại doanh nghiệp, cho các tổ chức thực hiện tư vấn và các tổ chức đánh giá. Năm 2006, Viện Tiêu chuẩn Anh có ban hành tiêu chuẩn PAS 99 : 2006 – Yêu cầu kỹ thuật tích hợp các hệ thống quản lý (Specification of common management system requirements as a framework for integration).

Tuy nhiên, sau hơn 6 năm ra đời, tiêu chuẩn này mới chỉ đưa ra được những nội dung có tính khái quát chung, chưa đi vào cụ thể để giúp các doanh nghiệp triển khai hoạt động tích hợp các hệ thống quản lý và thực tế cũng chỉ phổ biến trong một nhóm nhỏ các doanh nghiệp ở thị trường Anh Quốc. Tới 2012, Viện Tiêu chuẩn Anh xem xét, sửa đổi nâng cấp và ban hành mới tiêu chuẩn PAS 99 : 2012. Về cơ bản, nội dung đã có những điều chỉnh trên cơ sở cập nhật nhiều phản hồi từ các bên quan tâm, các tổ chức tư vấn cũng như các chuyên gia tư vấn độc lập, các thay đổi lớn từ các tiêu chuẩn ISO (ISO Guide 83), .v.v….
PAS 99 hiện nay được coi là là tiêu chuẩn đưa ra đặc điểm kỹ thuật công nhận phổ biến được phát hành bởi BSI, là những yêu cầu chung cho những hệ thống quản lý mà có thể được sử dụng như là một khuôn khổ cho một hệ thống quản lý hợp nhất (IMS). Những tổ chức đang thực hiện nhiều hệ thống quản lý có thể xem PAS 99 như là sự hỗ trợ để đạt được một hệ thống quản lý toàn diện duy nhất. PAS 99 thực hiện với 6 yêu cầu chung cho những tiêu chuẩn hệ thống quản lý gồm: chính sách, lập kế hoạch, thực thi và vận hành, đánh giá sự thực hiện, cải tiến và xem xét lại.
Dưới góc độ các tổ chức tư vấn, hiện nay các hoạt động tư vấn áp dụng các hệ thống quản lý cho các doanh nghiệp thông thường vẫn là tư vấn độc lập từng hệ thống, ví dụ riêng ISO 9001 hoặc riêng ISO 14001, ISO 22000 hoặc OHSAS 18001. Một trong những trở ngại cho việc tư vấn đồng thời các hệ thống ngoài các yếu tố liên quan đến năng lực chuyên gia tư vấn tích hợp còn phải kể đến việc thiếu một hướng dẫn toàn diện cho việc tư vấn tích hợp các hệ thống. Việc có được hướng dẫn tích hợp các hệ thống quản lý sẽ giúp các tổ chức tư vấn rút ngắn thời gian tư vấn, tiết kiệm chi phí, nhân công tư vấn và mang lại hiệu lực thiết thực cho doanh nghiệp.
Một số tổ chức quốc tế, với chức năng của mình cũng quan tâm đến công tác áp dụng tích hợp  các hệ thống quản lý. APO – tổ chức năng suất châu Á với vai trò là cơ quan thúc đẩy áp dụng các tiến bộ trong khoa học kỹ thuật để nâng cao năng suất chất lượng cũng rất quan tâm và đã tổ chức nhiều khóa đào tạo, hội thảo về tích hợp các hệ thống quản lý. Tuy nhiên, với đối tượng là các doanh nghiệp, các tổ chức tư vấn thì nội dung các khóa đào tạo và trao đổi cũng chia sẻ các kinh nghiệm mà các doanh nghiệp hay đơn vị đã tổ chức, khó khăn và thuận lợi cũng như các kinh nghiệm cho mô hình doanh nghiệp đã triển khai và cũng chưa nêu lên được phương pháp luận về tích hợp hệ thống quản lý.
Đối với các tổ chức chứng nhận, chính vì các tổ chức/doanh nghiệp hiện tại phần lớn đang áp dụng các hệ thống quản lý một cách đơn lẻ nên việc chứng nhận cũng đang được triển khai một cách độc lập đối với từng hệ thống theo yêu cầu của khách hàng. Vì vậy, việc triển khai áp dụng hệ thống quản lý tích hợp trong công tác đánh giá giúp cho các tổ chức chứng nhận tránh được sự lãng phí về mặt thời gian, giảm thiểu số lượng chuyên gia đến đánh giá tại doanh nghiệp, giảm sự chồng chéo không cần thiết đối với các nội dung trong các cuộc đánh giá.
Từ các thực tế trên đây, việc nghiên cứu, xây dựng hướng dẫn tích hợp các hệ thống quản lý phù hợp tiêu chuẩn quốc tế cho các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam nhằm đáp ứng yêu cầu chứng nhận dựa trên phương pháp tiếp cận theo hệ thống sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho các doanh nghiệp, các tổ chức tư vấn và chứng nhận.

Đề xuất mô hình tích hợp
Tích hợp hệ thống quản lý là một quá trình liên tục nhằm liên kết, gắn chặt các phần quản lý riêng biệt, cơ sở dữ liệu để hoàn chỉnh công cụ quản lý doanh nghiệp. Quá trình tích hợp sẽ trải qua các trạng thái: kết nối, đồng bộ, chuẩn hóa và hội tụ. Các số liệu, báo cáo, phân tích, dự đoán do hệ thống tổng hợp sẽ hỗ trợ doanh nghiệp ra quyết định chính xác, nhanh chóng. Tích hợp hệ thống quản lý không đơn thuần là vấn đề kỹ thuật mà là sự kết hợp của công nghệ và kiến thức quản lý doanh nghiệp. Do đó, để thực hiện các dự án tích hợp hệ thống quản lý thành công đòi hỏi các tổ chức hiểu biết về công nghệ và nắm vững kiến thức quản trị doanh nghiệp.

                                                                         Hình 1 – Mô hình tích hợp HTQL

Giải pháp kết hợp các hệ thống với nhau là để thúc đẩy sự hiệu quả của quản lý, giảm bớt số lượng cuộc đánh giá nội bộ trong năm, cải tiến liên tục, cải thiện hình ảnh của tổ chức doanh nghiệp và sử dụng chúng như một công cụ quảng bá. Các lợi ích này chính là sự hợp lý hóa các nguồn lực, tiết kiệm chi phí từ việc loại bỏ sự lặp lại của tài liệu và hồ sơ, giảm bớt sự phức tạp, sự kết hợp lại và hòa hợp tốt hơn, tăng thêm sự tin tưởng trong khách hàng, sự bảo đảm đối với cộng đồng và khách hàng rằng các hệ thống này đang được quản lý.
Một số lợi ích của mô hình HTQL hợp nhất có thể khái quát như sau:

– Sự liên kết các quá trình hướng tới những yêu cầu;

– Giảm bớt công việc văn phòng và nguồn lực cần thiết để thi hành và duy trì các HTQL tích hợp;

– Loại bỏ sự trùng lặp công việc trong việc thi hành và duy trì;

Một số chuyên gia cũng tổng kết các lợi ích tương tự của việc tích hợp các HTQL:

– Làm hòa hợp các cấu trúc tổ chức bao gồm các thành phần tương tự (như đánh giá nguy cơ, đánh giá hệ thống…);

– Báo cáo để quyết định thành công quản lý sẽ tốt hơn;

– Thông tin đầu vào trong phân tích các nhu cầu sẽ tốt hơn;

– Giảm tối thiểu các bất đồng;

– Khuyến khích sử dụng tối ưu các nguồn lực;

– Giảm bớt sự trùng lặp;

– Thông tin đầu vào trong quá trình xem xét của cấp quản lý sẽ được hòa hợp;

– Cải thiện chất lượng/năng suất/môi trường/….;

– Bằng chứng của cải thiện; Các hệ thống tổ chức được hiệu năng hơn thông qua việc cải tiến liên tục.

Một số lý do được nêu ra về tính cần thiết thiết lập và vận hành hệ thống quản lý tích hợp:

– Mỗi một hệ thống riêng lẻ chỉ là một phần trong hệ thống quản lý của doanh nghiệp, ví dụ về chất lượng ISO 9001, về môi trường ISO 14001, về an toàn vệ sinh thực phẩm ISO 22000:2005, về quản lý sử dụng năng lượng ISO 50001:2011, về an toàn và sức khoẻ nghề nghiệp OHSAS 18001, về trách nhiệm xã hội SA 8000, .v.v… việc xây dựng hệ thống tích hợp sẽ đáp ứng được đầy đủ yêu cầu hoạt động của doanh nghiệp;

–           Việc xây dựng hệ thống tích hợp tránh được sự cồng kềnh về hệ thống tài liệu;
–           Việc xây dựng hệ tống tích hợp giúp rút ngắn được thời gian từ 20 – 30% so với áp dụng hệ thống riêng lẻ;
–           Chi phí trả cho tư vấn và chứng nhận sẽ giảm từ 20 – 30% so với áp dụng riêng lẻ;
–           Hiểu các tiêu chuẩn khác được dễ dàng hơn trên nền tảng ISO 9001;