Phân cấp tài liệu dựa trên ISO 14001:2018

Trên toàn cầu, ISO 14001 là tiêu chuẩn quốc tế được công nhận nhất cho các hệ thống quản lý môi trường và cũng là một trong những tiêu chuẩn được sử dụng nhiều nhất. Tiêu chuẩn này đã được phát triển để áp dụng cho một loạt các lĩnh vực và bằng cách thực hiện tiêu chuẩn này, các tổ chức sẽ có rất nhiều lợi ích. ISO 14001 cung cấp một khung mà thông qua đó các tổ chức có thể cung cấp cải thiện hiệu suất môi trường tôn trọng các cam kết chính sách môi trường.

Một hệ thống quản lý môi trường yêu cầu từ các tổ chức phát triển một hệ thống tài liệu để thu thập, phân tích, đăng ký và lấy thông tin. Một trong những phần quan trọng nhất của việc triển khai EMS trong tổ chức là phát triển hệ thống kiểm soát tài liệu và hồ sơ dựa trên ISO 14001. Bằng cách phát triển hệ thống kiểm soát tài liệu và hồ sơ, tổ chức sẽ xác định phương pháp tạo, xuất bản, rút ​​tiền, và cũng sử dụng các tài liệu và hồ sơ. Các tiêu chuẩn cho phép tổ chức tạo ra tài liệu phù hợp nhất cho nhu cầu của họ.

NHỮNG TÀI LIỆU QUAN TRỌNG NHẤT ĐƯỢC DỰA TRÊN ISO 14001?

Trước khi bắt đầu phát triển tài liệu hệ thống quản lý môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14001(EMS), điều rất quan trọng đối với mỗi tổ chức là phải hiểu rõ mục đích của từng loại tài liệu và ứng dụng của chúng trong hệ thống phân cấp tài liệu.

Có nhiều loại tài liệu khác nhau được sử dụng để thiết lập một EMS bao gồm chính sách, hướng dẫn sử dụng, quy trình, hướng dẫn công việc, một số hướng dẫn hoặc Quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP), hồ sơ và biểu mẫu.

Thông thường, việc thực hiện các tiêu chuẩn bắt đầu với việc giới thiệu tài liệu; do đó, mọi người thường nhầm lẫn về tầm quan trọng của tài liệu và không biết cách ưu tiên chúng. Tuy nhiên, cách dễ nhất để xác định thứ bậc là xem ai viết tài liệu, ai là tài liệu dành cho và mục đích của tài liệu là gì. 

Chẳng hạn, khi một tài liệu được viết bởi quản lý cấp cao, tài liệu này đứng đầu trong hệ thống phân cấp, nhưng nếu tài liệu được nhân viên điền vào, trong hệ thống phân cấp thì tài liệu được tìm thấy ở dưới cùng của kim tự tháp.

DỰA VÀO ISO 14001 , LÀM THẾ NÀO ĐỂ TÀI LIỆU EMS ĐƯỢC CẤU TRÚC?

Tiêu chuẩn ISO 14001 (Hệ thống quản lý môi trường) yêu cầu tài liệu khác nhau từ các tổ chức.

Vì vậy, danh sách các tài liệu bắt buộc bao gồm ít nhất là:

• Phạm vi của EMS
• Chính sách môi trường 
• Các khía cạnh môi trường
• Mục tiêu và kế hoạch môi trường để đạt được chúng
• Lập kế hoạch hoạt động và kiểm soát 
• Chuẩn bị và ứng phó khẩn cấp

Ngoài ra, các hồ sơ bắt buộc bao gồm ít nhất là sau đây:

• Nghĩa vụ tuân thủ
• Năng lực 
• Truyền thông 
• Giám sát, đo lường, phân tích và đánh giá
• Kiểm toán nội bộ
• Chương trình kiểm toán nội bộ 
• Đánh giá quản lý
• Sự không phù hợp và hành động khắc phục 

Ngoài ra, có rất nhiều tài liệu không bắt buộc được sử dụng để triển khai ISO 14001. Danh sách các tài liệu không bắt buộc bao gồm ít nhất là sau đây:

• Hiểu về tổ chức và bối cảnh của nó 
• Hiểu nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm
• Quy trình xác định và đánh giá các khía cạnh và rủi ro môi trường 
• Năng lực, đào tạo và quy trình nhận thức 
• Thủ tục liên lạc
• Thủ tục kiểm soát tài liệu và hồ sơ 
• Thủ tục kiểm toán nội bộ 
• Thủ tục xem xét quản lý 
• Thủ tục quản lý sự không phù hợp và hành động khắc phục

Trong quá trình thiết kế tài liệu EMS, các tổ chức nên tập trung vào hiệu quả và tạo các quy trình và tài liệu có thể áp dụng trong tổ chức của bạn. Để có một Hệ thống quản lý môi trường hiệu quả, tài liệu nên được cấu trúc như sau :

a. Chính sách của EMS: một chính sách đại diện cho một tuyên bố tuyên bố của các tổ chức, thông thường, một cái gì đó giống như hiến pháp của hệ thống, cũng như tất cả các tài liệu khác phát sinh từ nó. Hầu hết thời gian, chính sách được viết bởi ban lãnh đạo cao nhất và mục đích của nó là xác định phương hướng và mục tiêu của EMS. Hơn nữa, Chính sách EMS cung cấp một khuôn khổ để thiết lập các Mục tiêu của EMS.

b. Hướng dẫn sử dụng EMS: theo ISO 14001: 2015, Hướng dẫn sử dụng EMS không phải là tài liệu bắt buộc. Hướng dẫn sử dụng EMS thường được sử dụng để ghi lại phạm vi của EMS và các yếu tố chính của EMS và các tương tác của chúng. Trong quá trình chứng nhận của tổ chức, Sổ tay EMS thường là tài liệu đầu tiên được yêu cầu bởi cơ quan chứng nhận để làm quen với hệ thống.

c. Thủ tục: Các thủ tục EMS có thể có các định dạng và cấu trúc khác nhau. Chúng có thể có cấu trúc hơn, minh họa hơn, tường thuật (được mô tả thông qua văn bản) cũng như kết hợp. Trong hầu hết các trường hợp, các thủ tục nên bao gồm một tiêu đề, mục đích, phạm vi, trách nhiệm và quyền hạn, mô tả các hoạt động, v.v.

d. Hướng dẫn công việc, hướng dẫn và SOP: mục đích của hướng dẫn công việc là để tránh sự không phù hợp bằng cách giải thích chính xác cách thức một hoạt động nhất định nên được thực hiện. Hướng dẫn công việc được viết cho các hoạt động trong quy trình có xác suất xảy ra sự không phù hợp cao nhất. Chúng cũng có thể là một phần của các thủ tục, hoặc được tham chiếu trong một thủ tục, Đồng thời, các hướng dẫn công việc có thể được cấu trúc giống như các thủ tục và bao gồm các yếu tố giống như các thủ tục.

e. Hồ sơ và biểu mẫu: để đảm bảo rằng các quy trình được tiến hành theo cách quy định trong quy trình và hướng dẫn công việc, phải có một số bằng chứng. Hồ sơ và hình thức là mục đích chính của các hoạt động này. Các yêu cầu của ISO 14001 nêu rõ rằng các tổ chức cần duy trì hồ sơ phù hợp với các yêu cầu của hệ thống quản lý môi trường. Thông thường, hồ sơ được điền bởi nhân viên, nhưng đồng thời, một số trong số đó cũng được quản lý cao nhất điền vào. Hồ sơ và các hình thức phải được điền theo cách dễ hiểu nhất có thể . Để đảm bảo rằng hệ thống quản lý môi trường là trong đi đúng hướng, các hồ sơ, biểu mẫu phải được bảo vệ.

Đảm bảo tài liệu tốt là điều cần thiết cho một EMS hiệu quả. Tài liệu về EMS cần phải dựa trên nhu cầu của tổ chức. Hơn nữa, cấu trúc tài liệu tốt hơn sẽ giúp các thao tác dễ dàng hơn nhiều, trong khi cấu trúc tài liệu không chính xác sẽ không mang lại điều gì ngoại trừ nhiều vấn đề.