Công bố hợp chuẩn là gì? Hồ sơ công bố hợp chuẩn

Công bố hợp chuẩn là gì mà tại sao rất nhiều doanh nghiệp đang đau đầu về vấn đề này? Hồ sơ công bố hợp chuẩn bao gồm những tài liệu, giấy tờ gì mà doanh nghiệp cần cung cấp? Tất cả những câu hỏi đó sẽ được ISOCUS giải đáp chi tiết trong bài viết dưới đây.

Công bố hợp chuẩn là gì?

Theo như Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn Kỹ thuật đã chỉ rõ công bố hợp chuẩn chính là việc tổ chức, cá nhân tự công bố hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ, quá trình phù hợp với tiêu chuẩn tương ứng dựa trên kết quả chứng nhận hợp chuẩn do tổ chức chứng nhận sự phù hợp tiến hành hoặc dựa trên kết quả tự đánh giá sự phù hợp của mình.

Công bố hợp chuẩn là gì? 

Các phương thức đánh giá sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn

Có 8 phương thức đánh giá sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn, doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong các phương thức dưới đây:

2.1. Phương thức 1

Đánh giá sự phù hợp của sản phẩm theo phương thức 1 chính là việc lấy mẫu điển hình làm thử nghiệm.

2.2. Phương thức 2

Phương thức 2 chính là việc lấy mẫu điển hình thử nghiệm và sau đó đánh giá quá trình sản xuất. Hoặc cũng có thể tiến hành giám sát thông qua việc lấy mẫu trên thị trường làm thử nghiệm.

2.3. Phương thức 3

Đây là phương thức lấy mẫu điển hình thử nghiệm và sau đó tiến hành đánh giá quá trình sản xuất. Bên cạnh đó cũng thể tiến hành thử nghiệm mẫu lấy tại nơi sản xuất cùng với việc đánh giá quá trình sản xuất.

2.4. Phương thức 4

Phương thức 4 trong việc đánh giá sự phù hợp của sản phẩm chính là việc thử nghiệm mẫu điển hình và đánh giá quá trình sản xuất. Ngoài ra, cũng có thể giám sát thông qua thử nghiệm mẫu lấy trên thị trường và lấy tại nơi sản xuất kết hợp với đánh giá quá trình sản xuất.

Các phương thức đánh giá sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn

2.5. Phương thức 5

Đây là một trong những phương thức được áp dụng rất phổ biến trong việc đánh giá sự phù hợp của sản phẩm. Phương thức 5 là việc thử nghiệm mẫu điển hình và đánh giá quá trình sản xuất. Ngoài ra, cũng có thể giám sát thông qua thử nghiệm mẫu lấy trên thị trường hoặc lấy tại nơi sản xuất kết hợp với đánh giá quá trình sản xuất.

2.6. Phương thức 6

Phương thức 6 là việc đánh giá và giám sát hệ thống quản lý.

2.7. Phương thức 7

Nếu doanh nghiệp sản xuất sản phẩm theo lô thì sẽ tiến hành theo phương thức 7 để thử nghiệm, đánh giá lô hàng hóa, sản phẩm.

2.8. Phương thức 8

Đây là phương thức giúp kiểm định hoặc thử nghiệm toàn bộ hàng hóa, sản phẩm được sản xuất trong doanh nghiệp.

Các nguyên tắc công bố hợp chuẩn

1. Công bố sản phẩm hợp chuẩn là hoạt động tự nguyện. Đối tượng của công bố hợp chuẩn: các quá trình, dịch vụ, hàng hóa, sản phẩm hoặc môi trường được quy định trong tiêu chuẩn tương ứng.

2. Việc công bố sản phẩm hợp chuẩn tương ứng dựa trên:

a) Kết quả chứng nhận hợp chuẩn được thực hiện bởi tổ chức chứng nhận đã đăng ký hoặc;

b) Kết quả tự đánh giá sự phù hợp của doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân công bố hợp chuẩn.

Các nguyên tắc công bố sản phẩm hợp chuẩn 

Trình tự công bố hợp chuẩn

Trình tự công bố sản phẩm hợp chuẩn bao gồm các bước cơ bản sau:

4.1. Đánh giá hợp chuẩn theo phương thức đánh giá sự phù hợp

a) Xác định đối tượng cần công bố phù hợp tiêu chuẩn. Việc đánh giá hợp chuẩn do cá nhân, tổ chức (bên thứ nhất) công bố thực hiện hoặc do tổ chức chứng nhận đã đăng ký (bên thứ ba) thực hiện.

Việc đánh giá hợp chuẩn được tiến hành dựa trên các phương thức đánh giá sự phù hợp của sản phẩm với tiêu chuẩn kỹ thuật.

b) Sau khi làm xong thủ tục chứng nhận hợp chuẩn và có kết quả đánh giá hợp chuẩn thì đây chính là căn cứ để cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp công bố sản phẩm hợp chuẩn.

4.2. Đăng ký hồ sơ công bố hợp chuẩn

Đăng ký hồ sơ công bố sản phẩm hợp chuẩn là một trong những yêu cầu của quy trình hợp chuẩn. Doanh nghiệp công bố hợp chuẩn cần tiến hành đăng ký hồ sơ công bố hợp chuẩn tại Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi tổ chức, cá nhân sản xuất đăng ký doanh nghiệp hoặc đăng ký hộ kinh doanh (sau đây viết tắt là Chi cục).

Hồ sơ đăng ký công bố hợp chuẩn

5.1. Trường hợp dựa trên kết quả chứng nhận hợp chuẩn của bên thứ ba

Hồ sơ để đăng ký cho sản phẩm công bố phù hợp tiêu chuẩn gồm có:

- Bản công bố hợp chuẩn;

- Bản sao công chứng Giấy đăng ký kinh doanh, Giấy đăng ký doanh nghiệp hoặc Đăng ký hộ kinh doanh, hoặc Quyết định thành lập, hoặc Giấy chứng nhận đầu tư;

- Bản sao công chứng tiêu chuẩn sử dụng làm căn cứ để công bố;

- Bản sao công chứng Giấy chứng nhận hợp chuẩn do tổ chức chứng nhận đã đăng ký cấp kèm theo mẫu dấu hợp chuẩn.

5.2. Trường hợp công bố hợp chuẩn dựa trên kết quả tự đánh giá

Trong trường hợp doanh nghiệp tự đánh giá chứng nhận hợp chuẩn, hồ sơ gồm có:

- Bản công bố hợp chuẩn;

- Bản sao công chứng Giấy đăng ký kinh doanh, Giấy đăng ký doanh nghiệp hoặc Đăng ký hộ kinh doanh, hoặc Quyết định thành lập, hoặc Giấy chứng nhận đầu tư;

- Bản sao công chứng tiêu chuẩn sử dụng làm căn cứ để công bố;

- Nếu các doanh nghiệp, cá nhân nào chưa được tổ chức chứng nhận đã đăng ký cấp giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn về hệ thống quản lý, thì hồ sơ cần có quy trình sản xuất cùng với kế hoạch kiểm soát chất lượng được xây dựng, áp dụng và kế hoạch giám sát hệ thống quản lý;

- Nếu doanh nghiệp, tổ chức cá nhân đã được tổ chức chứng nhận đã đăng ký cấp giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn về hệ thống quản lý, thì hồ sơ cần có bản sao công chứng Giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn về hệ thống quản lý còn hiệu lực;

- Báo cáo đánh giá hợp chuẩn kèm theo bản sao công chứng Phiếu kết quả thử nghiệm mẫu trong vòng 12 tháng tính đến thời điểm nộp hồ sơ công bố hợp chuẩn của tổ chức thử nghiệm đã đăng ký.

Hồ sơ đăng ký công bố sản phẩm hợp chuẩn gồm những gì?

Xử lý hồ sơ công bố hợp chuẩn

Hồ sơ công bố để hợp chuẩn sản phẩm gửi tới Chi cục được xử lý như sau:

Trường hợp 1: Hồ sơ công bố sản phẩm hợp chuẩn không đầy đủ

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Chi cục sẽ tiến hành thông báo bằng văn bản đề nghị doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân bổ sung các loại giấy tờ còn thiếu. Nếu trong vòng 15 ngày mà hồ sơ không được bổ sung đầy đủ thì Chi cục có quyền hủy bỏ việc xử lý đối với hồ sơ này.

Trường hợp 2: Hồ sơ công bố sản phẩm hợp chuẩn đầy đủ

- Trong thời gian 5 ngày kể từ ngày Chi cục nhận được hồ sơ của doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, Chi cục sẽ phải tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ công bố hợp chuẩn để xử lý như sau:

+ Nếu hồ sơ công bố hợp chuẩn đầy đủ và hợp lệ:  Chi cục ban hành Thông báo tiếp nhận hồ sơ công bố hợp chuẩn cho tổ chức, cá nhân công bố hợp chuẩn. Thông báo tiếp nhận hồ sơ công bố hợp chuẩn có giá trị 03 năm kể từ ngày doanh nghiệp, tổ chức xác nhận báo cáo đánh giá hợp chuẩn hoặc theo giá trị của giấy chứng nhận hợp chuẩn do tổ chức chứng nhận đã đăng ký cấp.

+ Nếu hồ sơ công bố hợp chuẩn đầy đủ nhưng không hợp lệ: Chi cục thông báo bằng văn bản cho tổ chức, cá nhân công bố hợp chuẩn về lý do không tiếp nhận hồ sơ.

Xử lý hồ sơ để công bố sản phẩm hợp chuẩn

Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân công bố hợp chuẩn

- Để đảm bảo độ tin cậy của kết quả đánh giá, tổ chức, cá nhân lựa chọn phương thức đánh giá sự phù hợp trong 8 phương thức đã nêu bên trên.

- Chịu trách nhiệm và duy trì liên tục về sự phù hợp của các dịch vụ, sản phẩm, hàng hóa, môi trường, quá trình đã đăng ký công bố hợp chuẩn; duy trì việc thử nghiệm, kiểm soát chất lượng và giám sát thường niên tại cơ sở sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

- Khi phát hiện sự không phù hợp của dịch vụ, sản phẩm, hàng hóa, môi trường, quá trình đã công bố hợp chuẩn trong khi lưu thông, doanh nghiệp phải:

- Thu hồi hàng hóa, sản phẩm không phù hợp đang lưu thông trên thị trường đối với các sản phẩm có rủi ro cao gây mất an toàn cho người tiêu dùng; tạm ngừng việc xuất xưởng; ngừng khai thác hoặc vận hành các dịch vụ, quá trình liên quan khi cần thiết.

- Thực hiện các biện pháp khắc phục đối với sản phẩm không phù hợp;

- Thông báo kết quả khắc phục sự không phù hợp bằng văn bản cho Chi cục trước khi tiếp tục đưa hàng hóa, sản phẩm, quá trình vào lưu thông, sử dụng, kinh doanh, khai thác.

Trách nhiệm của tố chức, cá nhân trong công bố sản phẩm hợp chuẩn

- Lập và lưu giữ hồ sơ công bố hợp chuẩn như sau:

a) Trường hợp dựa trên kết quả chứng nhận hợp chuẩn của bên thứ ba: lưu giữ hồ sơ công bố hợp chuẩn bao gồm bản chính, bản sao các giấy tờ và Hồ sơ đánh giá giám sát của tổ chức chứng nhận đã đăng ký;

b) Trường hợp công bố hợp chuẩn dựa trên kết quả tự đánh giá: lưu giữ hồ sơ công bố hợp chuẩn bao gồm các bản chính, bản sao các giấy tờ và Hồ sơ tự đánh giá giám sát của tổ chức, cá nhân theo kế hoạch giám sát.

c) Khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, doanh nghiệp cần cung cấp các hồ sơ, tài liệu chứng minh việc đảm bảo sự phù hợp của dịch vụ, hàng hóa, sản phẩm với tiêu chuẩn tương ứng khi có yêu cầu của cơ u

d) Cung cấp bản sao công chứng Thông báo tiếp nhận hồ sơ công bố hợp chuẩn cho tổ chức, cá nhân kinh doanh sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường.

đ) Khi có bất kỳ sự thay đổi  nào về nội dung hồ sơ công bố hợp chuẩn đăng ký hoặc có sự thay đổi về công dụng, tính năng, đặc điểm của hàng hóa, sản phẩm thì cần tiến hành việc công bố lại.

Trên đây là toàn bộ những thông tin về công bố hợp chuẩn mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần nắm rõ. Quý khách hàng cần tư vấn công bố hợp chuẩn có thể liên hệ ngay với chúng tôi theo hotline 0937619299 để được các chuyên gia của ISOCUS tư vấn miễn phí hoặc để lại thông tin liên lạc để được hỗ trợ.