Quy trình 10 bước để được cấp giấy chứng nhận ISO 9001

Chứng nhận ISO 9001 là tiêu chuẩn của một sản phẩm; sẽ mang đến cho hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức; doanh nghiệp của bạn được chứng nhận một cách toàn cầu. Việc nhận được và đạt được các tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001. Sẽ chứng tỏ sự tuân thủ cũng như cam kết đối với những thực hành trong lĩnh vực; ngành nghề uy tín; tạo được lợi thế cạnh tranh lớn. Từ đó sẽ mở ra những cơ hội kinh doanh mới cho tổ chức, doanh nghiệp. Tất cả những đối tượng doanh nghiệp và những loại hình kinh doanh khác; cũng có thể xin đăng ký cấp chứng nhận ISO 9001 phiên bản mới nhất tiêu chuẩn năm 2015

Bước 1: Ra quyết định thực hiện theo đúng tiêu chuẩn ISO 9001

Hệ thống quản lý chất lượng hiện tại của tổ chức; doanh nghiệp có đáp ứng được những yêu cầu về quản lý; có kiểm tra, giám sát hay không? Tổ chức, doanh nghiệp có nhất thiết phải thực hiện thay đổi hệ thống quản lý chất lượng hiện tại của mình theo đúng tiêu chuẩn ISO 9001 hay không? Nếu cần thiết thì ban lãnh đạo của tổ chức, doanh nghiệp phải có một số hiểu biết nhất định về chứng chỉ ISO 9001này. Vì vậy, khi đã quyết định xây dựng lại hệ thống quản lý chất lượng cho tổ chức; doanh nghiệp mình theo theo đúng tiêu chuẩn ISO 9001. Thì tổ chức, doanh nghiệp đó cần phải tìm hiểu thông tin chi tiết về ISO; một cách kỹ lưỡng thông qua các khóa đào tạo nhận thức về chứng nhận ISO.

Bước 2: Chọn người đại diện am hiểu về tiêu chuẩn ISO 9001

Hệ thống quản lý chất lượng quốc tế đạt tiêu chuẩn ISO 9001. Yêu cầu phải có ít nhất một người chịu trách nhiệm chính. Chính vì thế, tổ chức, doanh nghiệp cần phải cử ra một người đại diện để làm lãnh đạo chất lượng. Lãnh đạo phải am hiểu về kiến thức tiêu chuẩn ISO 9001. Có như vậy, thì mới áp dụng hệ thống quản lý chất lượng đạt chuẩn vào hệ thống tổ chức hiện có một cách hiệu quả nhất. Đồng thời lãnh đạo chất lượng; còn phải thực hiện các buổi đánh giá nội bộ hàng tháng về ISO 9001.

Bước 3: Xây dựng kế hoạch thực hiện theo chuẩn ISO 9001

Sau khi đã xem xét các yêu cầu và điều khoản hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001. Tổ chức, doanh nghiệp cần kiểm tra, xem xét xem doanh nghiệp mình có thể đáp ứng được các yêu cầu nào? Không đáp ứng được những điều khoản gì?  Có thể thay đổi để có thể đáp ứng được các điều khoản đó không? Nếu có thể thay đổi thì công việc cần phải làm là gì? Khối lượng công việc có nhiều không? Người phụ trách là ai?…. Tất cả đều cần phải có một kế hoạch cụ thể và rõ ràng.

Bước 4: Thông báo trong nội bộ về việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001

Sau khi đã lên được một được kế hoạch cụ thể để áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001, các thành viên trong tổ chức, doanh nghiệp sẽ cần phải biết về kế hoạch này. Chắc chắn sẽ có không ít những ý kiến trái chiều về việc thay đổi hệ thống quản lý cũ theo tiêu chuẩn ISO 9001. Chính vì thế điều bạn cần làm đó chính là giải thích một cách rõ ràng, dễ hiểu để mọi người nắm được kế hoạch và thực hiện, hỗ trợ tốt nhất.

Bước 5: Viết tài liệu ISO 9001 cho tổ chức

Nếu như tuân theo tiêu chuẩn ISO 9001 thì cần phải có những tài liệu bắt buộc. Có thể nói việc viết các tài liệu ISO 9001 sẽ rất nhiều công sức, thời gian, trí óc. Tuy nhiên, sẽ có các mẫu để bạn tham khảo, bạn sẽ dựa vào những mẫu đó để viết tài liệu sao cho phù hợp và chính xác theo đúng với điều kiện thực tế của tổ chức, doanh nghiệp mình. Một hạng mục lại có nhiều mẫu khác nhau để bạn tham khảo, vì thế việc lựa chọn mẫu tài liệu sao cho phù hợp nhất cũng cực kỳ quan trọng. Những mẫu này cần phải đáp ứng được việc xây dựng cũng như áp dụng được chứng nhận hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001 vào hệ thống quản lý của mình.

Bước 6: Áp dụng vào thực tế theo chuẩn ISO 9001

Những tài liệu về tiêu chuẩn ISO 9001 đã được viết ở bước 5 trên cần phải được thông báo đến những phòng, ban có liên quan để tiến hành triển khai thực hiện. Trong quá trình triển khai, những quy trình làm việc mới đó có thể sẽ phát sinh ra một số vấn đề khá quan trọng. Những vấn đề này cần phải được ghi chép đầy đủ để tạo thành hướng dẫn thực hiện chi tiết các công việc. Bạn nên nhớ việc này cần phải được chính những cán bộ, nhân viên trực tiếp làm công việc đó viết ra thì mới chính xác tuyệt đối.

Bước 7: Đánh giá chất lượng công việc sau khi áp dụng HTQLCL ISO 9001

Ở bước 2 trên đây, tổ chức, doanh nghiệp đã cử người làm lãnh đạo chất lượng, có hiểu biết nhất định về chứng nhận ISO 9001. Sau tất cả những bước đã thực hiện, hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001sẽ yêu cầu tổ chức, doanh nghiệp phải thực hiện đánh giá nội bộ định kỳ hàng tháng nhằm mục đích biết được chất lượng công việc của tổ chức, doanh nghiệp sau khi đã áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001. Đây là một bước làm cực kỳ quan trọng và cần thiết trước khi được đánh giá cấp giấy chứng nhận ISO 9001.

Bước 8: Đăng ký ISO 9001:2015 theo đúng quy định

ISO sẽ ủy quyền cho một đơn vị; tổ chức nào đó có đủ thẩm quyền và năng lực. Để đánh giá hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 của tổ chức của bạn. Nếu như đáp ứng đủ các điều kiện và điều khoản mà ISO đã đưa ra cho từng điều khoản; hạng mục thì tổ chức, doanh nghiệp của bạn sẽ được cấp giấy chứng nhận ISO 9001. Nếu như chưa đủ điều kiện thì tổ chức sẽ phải tiếp tục phải thay đổi để phù hợp; và đáp ứng điều kiện cấp chứng chỉ ISO 9001. Chính vì thế, bạn phải chọn được đơn vị; tổ chức kiểm định và chứng nhận phù hợp với năng lực doanh nghiệp của bạn để việc đăng ký cấp chứng chỉ ISO 9001; không mất quá nhiều thời gian.

Bước 9: Nhận chứng chỉ ISO theo thời gian trên giấy hẹn

Để có thể nhận được giấy chứng nhận ISO 9001. Doanh nghiệp của bạn phải được tổ chức ISO ủy quyền đánh giá chất lượng như tổ chức ISOCUS. Nếu như họ thấy bạn đã đạt đầy đủ những tiêu chí. ISOCUS sẽ thực hiện giấy chứng nhận ISO 9001 cho tổ chức của bạn. Điều này có nghĩa là, tổ chức, doanh nghiệp của bạn phải đáp ứng và vượt qua kỳ đánh giá đó.

Có một vấn đề khá quan trọng và khó khăn đó chính là nhân viên trong tổ chức của bạn. Có thể sẽ không quen với việc đánh giá của những người bên ngoài tổ chức. Chính vì thế, bạn cần phải phổ biến đến nhân viên của mình. Hướng dẫn họ cách thức phối hợp, tương tác với chuyên gia đánh giá. Để buổi đánh giá có thể diễn ra một cách hoàn hảo nhất.

Bước 10: Duy trì sau khi được cấp chứng nhận ISO 9001

Việc nhận được chứng nhận tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001 vẫn chưa phải là bước cuối cùng. Chứng chỉ này cần phải được duy trì để tổ chức, doanh nghiệp của bạn có thể đạt được nhiều lợi ích hơn. Từ việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 đạt tiêu chuẩn sẽ giúp nâng cao được hiệu quả làm việc của doanh nghiệp bạn. Ngoài ra, đây còn là yếu tố quan trọng để đối tác của bạn có thể cân nhắc, lựa chọn để hợp tác. Trong suốt quá trình hoạt động của mình, tổ chức, doanh nghiệp cần phải cải tiến liên tục hệ thống và quy trình của mình. Để phù hợp với tình hình thực tế và để tiếp tục duy trì chứng nhận ISO 9001.