MỘT SỐ CÂU HỎI THƯỜNG GẶP VỀ ISO 9001

1. ISO 9000 là gì?

ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng do Tổ chức Tiêu chuẩn hoá quốc tế (ISO) ban hành. Tiêu chuẩn ISO 9000 được áp dụng khi một tổ chức, Doanh Nghiệp cần chứng tỏ khả năng cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu khách hàng và luật định một cách ổn định và mong muốn nâng cao sự thoả mãn của khách hàng.

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm 4 tiêu chuẩn cơ bản là:

ISO 9001:2015 Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu

ISO 9000:2015 Hệ thống quản lý chất lượng – Cơ sở và từ vựng

ISO 9004:2011 Quản lý sự thành công bền vững của một tổ chức

ISO 19011:2013 Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng

Trong đó ISO 9001:2015 là tiêu chuẩn quy định các yêu cầu đối với một hệ thống quản lý chất lượng, tiêu chuẩn này được sử dụng để xây dựng và đánh giá hệ thống quản lý chất lượng của các tổ chức, doanh nghiệp.

2. Tại sao tổ chức cần áp dụng ISO 9000?

- Tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu áp dụng ISO 9000 để nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc. Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả để thuận lợi cho việc quản lý.

- Do yêu cầu của luật định (áp dụng đối với một số lĩnh vực); yêu cầu từ khách hàng và/hoặc các bên liên quan.

- Áp dụng và chứng nhận ISO 9001 để giúp Doanh Nghiệp quảng bá, nâng cao uy tín, hình ảnh của tổ chức và doanh nghiệp.

3. Tổ chức, doanh nghiệp nào có thể áp dụng ISO 9000?

Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 được xây dựng để áp dựng cho mọi loại hình tổ chức, Doanh nghiệp và không phụ thuộc vào phạm vi quy mô hay lĩnh vực hoạt động.

4. Lợi ích của việc áp dụng ISO 9000?

- Giúp nâng cao ý thức, trách nhiệm toàn thể cán bộ công nhân viên với vấn đề cải tiến chất lượng và sự thỏa mãn của khách hàng.

- Giúp  cho Doanh Nghiệp hình thành được văn hóa làm việc bài bản, khoa học thông qua thiết lập và áp dụng các quy trình chuẩn để thực hiện và kiểm soát công viêc; Đồng thời qua đó sẽ giúp cho Doanh Nghiệp phòng ngừa được những rủi ro sai lỗi để nâng cao chất lượng và sự thỏa mãn của khách hàng.

- Các yêu cầu về theo dõi sự không phù hợp, theo dõi sự hài lòng của khách hàng, đánh giá nội bộ… tạo cơ hội để thường xuyên thực hiện các hành động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến để “NGÀY HÔM NAY TỐT HƠN NGÀY HÔM QUA VÀ NGÀY MAI TỐT HƠN NGÀY HÔM NAY”.

- Hệ thống quản lý môi trường không những giúp phân định rõ quyền hạn, trách nhiệm của mỗi người trong tổ chức, từ đó góp phần xây dựng một môi trường làm việc minh bạch và chuyên nghiệp cũng như hiệu quả.

- Một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả là sự đảm bảo về khả năng cung cấp sản phẩm dịch vụ thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng một cách ổn định.

5. Có thể xây dựng và chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng cho một phòng ban/bộ phận của đơn vị không?

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 còn giúp đảm bảo cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn cho người tiêu dùng và luật định một cách ổn định và từ đó nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng cho sản phẩm đó. Vì vậy cần phải xây dựng cũng như áp dụng hệ thống quản lý chất lượng cho tất cả các quá trình và nhân sự có liên quan tới việc đảm bảo chất lượng từ khâu tiếp nhận yêu cầu khách hàng, thiết kế, mua nguyên liệu, sản xuất/cung cấp dịch vụ, giao hàng; các quá trình hỗ trợ như tiếp nhận thông tin, đào tạo, bảo trì thiết bị, máy móc…

6. Cần bao nhiều thời gian để xây dựng và chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015?

Để trả lời cho câu hỏi thời gian xây dựng và đánh giá chứng nhận một hệ thống quản lý chất lượng phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó nổi bật là:

Sự quyết tâm của tập thể ban lãnh đạo cũng như việc bố trí các nguồn lực liên quan xây dựng hệ thống quản lý chất lượng.

Tình trạng và mức độ đáp ứng hiện tại của tổ chức/doanh nghiệp so với các yêu cầu của ISO 9001:2015

Căn cứ vào quy mô của hệ thống và mức độ phức tạp của các quá trình (áp dụng nhiều địa điểm, công việc nhiều rủi ro, khó kiểm soát sẽ mất nhiều thời gian hơn.

Khả năng nhận thức của tập thể cán bộ, nhân viên. Đặc biệt là những người trực tiếp tham gia xây dựng hệ thống quản lý chất lượng.

Thông thường thời gian trung bình để xây dựng và chứng nhận ISO 9001:2015 là từ 6 - 8 tháng. Ngắn thì ít nhất cũng từ 3 tháng.

7. Ngoài ISO 9001:2015 còn tiêu chuẩn nào khác về hệ thống quản lý chất lượng?

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là bộ tiêu chuẩn cơ bản làm nền tảng cho các bộ tiêu chuẩn sau. Một số tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng cho các lĩnh vực chuyên ngành mà tổ chức doanh nghiệp có thể áp dụng để tiến hành xây dựng hệ thống quản lý chất lượng và đăng ký chứng nhận:

(1) ISO/TS 16949-  Tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng cho ngành công nghiệp ô tô.

(2) ISO 13485 - Tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng cho thiết bị y tế.

(3) ISO/TS 29001– Tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng cho ngành công nghiệp xăng dầu, hóa dầu và khí tự nhiên.

(4) ISO 15189 – Phòng thí nghiệm y tế – Yêu cầu cụ thể về chất lượng và năng lực (tiêu chuẩn này do các cơ quan công nhận đánh giá và cấp chứng chỉ công nhận).

(5) ISO/ IEC 27001 - Tiêu chuẩn hệ thống quản lý an ninh thông tin.

8. Chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015 có hiệu lực trong bao lâu?

Chứng chỉ ISO 9001:2015 được các tổ chức chứng nhận cấp sẽ có giá trị trong vòng 3 năm. Trong thời gian có hiệu lực của chứng chỉ thì tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá và giám sát định kì hàng năm để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng được chứng nhận tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Chu kỳ giám sát từ 6-12 tháng. Hết 3 năm nếu vẫn muốn chứng nhận thì tổ chức, Doanh nghiệp phải đăng kí đánh giá lại. Cuộc đánh giá lại được tiến hành tương tự cuộc đánh giá chứng nhận lần đầu. Chứng chỉ cáp lại có hiệu lực trong 3 năm.

9. Sau khi được chứng nhận, làm thế nào để duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng?

- Hệ thống quản lý chất lượng chỉ được duy trì và thường xuyên cải tiến một cách hiệu quả khi người đứng đầu của tổ chức/doanh nghiệp am hiểu, quan tâm và sử dụng hệ thống quản lý chất lượng để kiểm soát và nâng cao chất lượng.

- Để đảm bảo duy trì và cải tiến, cần thực hiện các vấn đề sau:

• Tổ chức tốt các cuộc đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng để phát hiện những bất cập và những vấn đề cần cải tiến trong hệ thống;
• Các lỗi phát hiện qua đánh giá nội bộ; trong quá trình giám sát, điều hành công việc; phản hồi từ khách hàng … cần được thực hiện theo đúng nguyên lý của khắc phục – phòng ngừa nhằm hạn chế hoặc ngăn ngừa lỗi tiếp tục xảy ra;
• Khi có cán bộ, nhân viên mới tuyển dụng hoặc bố trí công việc mới cần chú ý đào tạo, hướng dẫn thực hiện các quy định của hệ thống quản lý chất lượng;
• Hệ thống văn bản cần được điều chỉnh, cải tiến một cách kịp thời. Nếu sau 2 năm mà không thấy có yêu cầu điều chỉnh, cải tiến một tài liệu nào đó thì cần xem xét hoặc tài liệu đó không được thực hiện nghiêm túc hoặc không thực sự cần thiết;
• Cuộc xem xét của lãnh đạo về hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng hàng năm cần xác định rõ mức độ hiệu lực của hệ thống và các công việc cần thực hiện để cải tiến hệ thống;
• Nên bổ sung các hoạt động định kỳ của hệ thống quản lý chất lượng như đánh giá nội bộ, đánh giá từ bên ngoài của tổ chức chứng nhận, cuộc họp xem xét của lãnh đạo… vào kế hoạch chung của tổ chức/doanh nghiệp để không quên thực hiện các yêu cầu này.