Kinh Nghiệm của ISOCUS giúp các doanh nghiệp dễ dàng được cấp chứng chỉ ISO 9001

Để bỏ qua bước tư vấn đi thẳng đến nhận cấp chứng nhận ISO  từ tổ chức chứng nhận. Quý Doanh nghiệp/Tổ chức có thể tham khảo các bước sau để tự mình xây dựng hệ thống quản lý chất lượng đạt chuẩn ISO 9001. ISOCUS hi vọng bài viết này sẽ giúp ích được cho các Qúu Doanh nghiệp/Tổ chức để giảm thiểu được các chi phí tốn kém khi thuê tư vấn

Bước 1: Ra quyết định thực hiện

Quý Doanh nghiệp/Tổ chức cần trả lười được những câu hỏi sau để ra được quyết định đúng đắn áp dụng HTQLCL 

- HTQLCL hiện tại của công ty có đáp ứng được yêu cầu quản lý, giám sát và kiểm tra hay không?

- Công ty có nhất thiết phải thay đổi HTQLCL hiện tại theo tiêu chuẩn ISO hay không?

Nếu cần, ban lãnh đạo tổ chức nhất định phải có những hiểu biết về ISO. Vì vậy, khi quyết định xây dựng lại một HTQLCL theo đúng tiêu chuẩn ISO 9001, công ty cần tìm hiểu về ISO thông qua các khóa đào tạo nhận thức về ISO.

Bước 2: Chọn người đại diện cho công ty

HTQLCL đạt chuẩn ISO yêu cầu phải có người chịu trách nhiệm chính. Vì vậy, công ty cần cử ra người đại diện làm lãnh đạo chất lượng (QMR). Lãnh đạo chất lượng phải là người am hiểu về ISO 9001 để có thể áp dụng có hiệu quả HTQLCL đạt chuẩn vào hệ thống hiện có của công ty. Đây còn là người thực hiện các cuộc đánh giá nội bộ ISO 9001 định kỳ hàng tháng.

 
 Bước 3: Xây dựng kế hoạch thực hiện

Sau khi xem xét các điều khoản và yêu cầu của HTQLCL theo chuẩn ISO, tổ chức cần kiểm tra xem mình có thể đáp ứng những yêu cầu nào? Còn thiếu những điều khoản nào? Có thể thay đổi để đáp ứng điều khoản đó hay không? Nếu có thể thì cần phải làm những việc làm gì? Khối lượng công việc ra sao? Ai sẽ phụ trách? Tất cả những câu hỏi đó phải có câu trả lời và được thực hiện theo từng bước một. Đó được gọi là kế hoạch thực hiện. Có được kế hoạch thực hiện rồi, tổ chức cũng dễ dàng xác định được thời gian đánh giá chứng nhận.

 
 Bước 4: Thông báo trong nội bộ

Sau khi đã xây dựng được kế hoạch thực hiện việc áp dụng tiêu chuẩn ISO, các thành viên trong tổ chức cần phải biết kế hoạch này. Sẽ có nhiều ý kiến trái chiều trong việc thay đổi theo HTQLCL theo chuẩn ISO. Bạn cần phải giải thích rõ để mọi người biết kế hoạch và thực hiện (đối với các bộ phận trực tiếp chịu ảnh hưởng) hoặc hỗ trợ (đối với các bộ phận có liên quan).

 
 Bước 5: Viết tài liệu ISO 9001 cho tổ chức

Tiêu chuẩn ISO 9001 đòi hỏi phải có hệ thống các tài liệu bắt buộc. Việc viết các tài liệu này sẽ làm tốn nhiều thời gian và công sức, nhưng nó cũng trả lời được câu hỏi: “Tổ chức sẽ được gì sau khi áp dụng HTQLCL chuẩn ISO 9001”? Sẽ có các mẫu sẵn có để bạn tham khảo và dựa vào đó để viết theo sao cho phù hợp và đúng với điều kiện thực tế của tổ chức. Mỗi một hạng mục, lại có nhiều mẫu để bạn tham khảo. Việc lựa chọn các mẫu này sao cho phù hợp cũng rất quan trọng. Nó phải đáp ứng được việc xây dựng và áp dụng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001.

 
 Bước 6: Áp dụng vào thực tế

Tài liệu đã được viết ở bước 5 phải được thông báo đến các phòng, ban có liên quan để triển khai thực hiện. Trong quá trình đó, các quy trình làm việc mới có thể làm phát sinh ra một số vấn đề. Những vấn đề đó phải được ghi chép lại thành một hướng dẫn thực hiện chi tiết công việc. Việc này phải được chính những nhân viên trực tiếp làm công việc đó viết ra.

Bước 7: Đánh giá nội bộ

Ở bước 2, tổ chức đã cử người làm đại diện, có hiểu biết nhất định về ISO. Sau tất cả các bước thực hiện, ISO 9001 yêu cầu tổ chức phải đánh giá nội bộ định kỳ hàng tháng để biết được chất lượng công việc sau khi áp dụng HTQLCL ISO 9001. Đây là việc làm cần thiết và quan trọng trước khi được đánh giá chứng nhận ISO 9001.

 
 Bước 8: Đăng ký ISO 9001

ISO sẽ ủy quyền cho một tổ chức có đủ năng lực để đánh giá HTQLCL của tổ chức bạn đang làm. Nếu đủ các điều kiện, điều khoản mà ISO đưa ra trong từng hạng mục và điều khoản, tổ chức của bạn sẽ được cấp giấy chứng nhận ISO. Nếu chưa đủ điều kiện, bạn tiếp tục phải thay đổi lại cho phù hợp. Vì vậy, bạn phải chọn được tổ chức kiểm định và chứng nhận phù hợp với tổ chức của bạn để việc đăng ký ISO không mất nhiều thời gian.

 
 Bước 9: Nhận chứng chỉ ISO

Để nhận được giấy chứng nhận, tổ chức của bạn phải được tổ chức chứng nhận ISO ủy quyền đánh giá chất lượng. Họ thấy đã đạt các tiêu chí sẽ cấp giấy chứng nhận cho tổ chức. Nghĩa là, tổ chức của bạn phải vượt qua được kỳ đánh giá. Một vấn đề khó trong bước này là nhân viên trong tổ chức của bạn có thể sẽ không quen với việc đánh giá của người bên ngoài tổ chức. Vì vậy, bạn cần phổ biến đến nhân viên, hướng dẫn họ cách thức tương tác, phối hợp với chuyên gia đánh giá để cuộc đánh giá diễn ra hoàn hảo.

 
 Bước 10: Duy trì sau khi được cấp chứng chỉ ISO 9001

Việc nhận được chứng chỉ chưa phải là bước cuối cùng, việc duy trì chứng chỉ này sẽ giúp tổ chức đạt được nhiều lợi ích. Từ việc áp dụng HTQLCL đạt tiêu chuẩn sẽ nâng cao hiệu quả làm việc của tổ chức. Đây còn là một trong những yếu tố để đối tác của tổ chức cân nhắc và lựa chọn để hợp tác. Trong quá trình hoạt động, tổ chức cần cải tiến liên tục các quy trình và hệ thống của mình cho phù hợp với tình hình thực tiễn, làm cơ sở để tiếp tục duy trì ISO.

Như vậy, việc nhận chứng chỉ ISO 9001 không quá phức tạp hay tốn kém. Chỉ cần tổ chức/doanh nghiệp thực sự mong muốn và thực hiện theo các bước trên, việc nhận chứng chỉ ISO sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Mọi khó khăn cần tư vấn, giải đáp xin liên hệ ngay với ISOCUS  hotline: 0978679199, Email : contacts@isocus.vn