Giới thiệu các hệ thống quản lý theo ISO

I. KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THEO TIÊU CHUẨN

- Quản lý theo tiêu chuẩn (hay còn được gọi là quản lý theo ISO) là biện pháp mà các tổ chức thiết lập cho mình Hệ thống quản lý (HTQL) bằng cách nghiên cứu, áp dụng các yêu cầu của tiêu chuẩn về HTQL tương ứng và thực tế hoạt động của mình. Với cơ sở của các tiêu chuẩn về HTQL là các thực hành tốt và thành tựu phát triển về  khoa học quản lý trong từng lĩnh vực trên toàn cầu, việc áp quản lý theo tiêu chuẩn được coi là một biện pháp để các tổ chức có thể tiếp cận và đạt được trình độ quản lý tiên tiến trên thế giới.

- Mục đích của việc đưa ra các HTQL theo tiêu chuẩn, tùy vào từng trường hợp, có thể là hài hòa hóa tiêu chuẩn, chia sẻ tri thức, kiểm soát/quản lý một đối tượng/lĩnh vực, hình thành hoặc loại bỏ các rào cản kỹ thuật trong thương mại, …

- Đối tượng đưa ra các tiêu chuẩn hiện nay chủ yếu bao gồm các tổ chức tiêu chuẩn hóa (như ISO, BSI, …), các hiệp hội ngành nghề (như BRC, FSC, MSC, …), các tổ chức tư nhân độc lập (như SAI, SQF, …), hoặc các chính phủ (thông qua hình thức Quy chuẩn bắt buộc áp dụng – như đối với VietGap trong lĩnh vực nông nghiệp của Việt Nam).

- Các tiêu chuẩn phổ biến về HTQL trên thế giới và ở Việt Nam hiện nay bao gồm:

1. ISO 9000 - Quản lý chất lượng,
2. ISO/IEC 17025 - Quản lý chất lượng phòng thử nghiệm,
3. ISO 14000 - Quản lý môi trường,
4. ISO 22000/ HACCP/BRC/IFS - Quản lý an toàn thực phẩm,
5. OHSAS 18000 - Quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp,
6. ISO 27000 - Quản lý an ninh thông tin,
7. ISO 50000 - Quản lý năng lượng
8. ....

II. NỘI DUNG CỦA CÁC TIÊU CHUẨN VỀ HTQL

Theo tiêu chuẩn ISO Guide 72 về yêu cầu cho một tiêu chuẩn về HTQL, các yêu cầu của một tiêu chuẩn được phân nhóm vào 6 nhóm yêu cầu chính, bao gồm:

1. Chính sách,
2. Hoạch định,
3. Áp dụng và vận hành,
4. Đánh giá kết quả,
5. Cải tiến,
6. Xem xét của lãnh đạo.

- Mỗi tiêu chuẩn về HTQL có các yêu cầu riêng tương ứng với lĩnh vực của mình, tuy nhiên sáu yếu tố ở trên sẽ xuất hiện ở tất cả các tiêu chuẩn để hình thành một “khuôn khổ” mang tính hệ thống và hiệu quả để triển khai các biện pháp quản lý.

III. CÁC KẾT QUẢ CỦA ÁP DỤNG HTQL THEO ISO

- Khi triển khai xây dựng và áp dụng HTQL theo tiêu chuẩn, các tổ chức cần đạt được những kết quả cụ thể trong ba lĩnh vực:

- Hình thành và củng cố nhận thức về lĩnh vực quản lý và tiếp cận hệ thống trong quản lý, bao gồm nhận thức ở các cấp lãnh đạo tổ chức, cán bộ quản lý và nhân viên. Việc làm rõ và củng cố nhận thức thích hợp cho từng đối tượng là điều kiện cần cho việc triển khai chính sách và áp dụng các giải pháp tác nghiệp,

- Thiết lập và triển khai hệ thống đo lường kết quả trên cơ sở hình thành, triển khai chính sách (chất lượng, môi trường, an toàn, ….) và đo lường chiến lược (mục tiêu, chỉ tiêu) và đo lường tác nghiệp (kiểm tra/giám sát, đánh giá),

- Thiết lập, áp dụng và duy trì các biện pháp kiểm soát tác nghiệp (thường được văn bản hóa thông qua sổ tay, các quy trình, hướng dẫn, …) nhằm đảm bảo tính hiệu lực, nhất quán và liên tục trong hoạt động tác nghiệp.

- Đo lường HTQL Nhận thức, hệ thống đo lường và các biện pháp kiểm soát tác nghiệp, tùy vào từng HTQL, mà tập trung và những chủ đề quản lý khác nhau, như:

1. Quá trình và sản phẩm trong ISO 9000,
2. Khía cạnh và tác động môi trường trong ISO 14000,
3. Mối nguy và rủi ro về an toàn sức khỏe trong OHSAS 18000,
4. Mối nguy và rủi ro về an toàn thực phẩm trong ISO 22000,
5. Mối nguy và rủi ro với tài sản thông tin trong ISO 27000, …

IV. CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI ÁP DỤNG HTQL THEO ISO

- Thông thường, quá trình triển khai áp dụng bất kỳ một HTQL nào cũng trải qua 3 giai đoạn là chuẩn bị, xây dựng và áp dụng, và duy trì/cải tiến. Mỗi giai đoạn có những mục đích, kết quả mong đợi và đặc điểm riêng đối với hoạt động của tổ chức.

- Giai đoạn chuẩn bị, thường được coi như bước “nghiên cứu khả thi” cho dự án xây dựng và áp dụng HTQL, bắt đầu từ khi tổ chức có ý tưởng về triển khai HTQL đến thời điểm chính thức khởi động dự án. Các vấn đề cần giải quyết trong hoạt động chuẩn bị có thể bao gồm:

- Tìm hiểu tiêu chuẩn và các kinh nghiệm thực tế,

- Đánh giá sơ bộ nhu cầu và khả năng triển khai,

- Truyền thông nội bộ về nhu cầu triển khai để đảm bảo mọi cấp trong tổ chức sẽ hoàn toàn ủng hộ và tham gia tích cực khi triển khai dự án,

- Xác định cách thức triển khai (tự triển khai, thuê đào tạo, thuê tư vấn, …),

- Tìm kiếm các đối tác tham gia hỗ trợ trong quá trình triển khai dự án (tư vấn, đào tạo, chứng nhận, …),

- Lập và thông qua kế hoạch triển khai dự án.

- Giai đoạn xây dựng và áp dụng HTQL, thường được coi như giai đoạn “triển khai dự án”, bắt đầu từ khi khởi động dự án đến khi HTQL được đánh giá chứng nhận. Chín nội dung cần triển khai trong giai đoạn này có vai trò quyết định đối với nỗ lực triển khai áp dụng một HTQL.

- Khảo sát thực tế nhằm xác định khoảng cách giữa hoạt động thực tế với tiêu chuẩn, các thực hành tốt và nhu cầu quản lý,

- Phân tích và thiết lập mô hình HTQL về các phương diện tổ chức hệ thống, tổ hợp các giải pháp kiểm soát (thường ở dạng quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu bằng văn bản),

- Xây dựng, áp dụng HTQL

- Đào tạo, cung cấp nhận thức và khả năng áp dụng các yêu cầu của tiêu chuẩn và các thực hành tốt,

- Kiện toàn cơ sở hạ tầng, môi trường và các thủ tục pháp lý liên quan, nếu cần, nhằm đảm bảo các yêu cầu pháp luật và điều kiện cần cho các thực hành tốt,

- Thiết lập và văn bản hóa các biện pháp triển khai chính sách, kiểm soát tác nghiệp và hỗ trợ quản lý,

- Ban hành và hướng dẫn áp dụng các tài liệu và biện pháp triển khai chính sách, kiểm soát tác nghiệp và hỗ trợ quản lý,

- Kiểm tra, giám sát quá trình áp dụng và thu thập các phản hồi cho việc điều chỉnh, hoàn thiện các tài liệu và biện pháp kiếm soát đã được ban hành,

- Thực hiện đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo đối với HTQL đã được ban hành và áp dụng nhằm xác định sự phù hợp, hiệu lực và thích hợp của HTQL cũng như các yêu cầu cho khắc phục, cải tiến,

- Đánh giá chứng nhận, thực hiện các hành động khắc phục trên cơ sở các phát hiện của đánh giá chứng nhận và nhận chứng chỉ iso 9001.

- Giai đoạn duy trì/cải tiến bắt đầu sau khi HTQL được chứng nhận và sẽ kéo dài mãi về sau hoặc đến khi tổ chức, vì lý do nào đó, quyết định không duy trì HTQL đã được thiết lập và chứng nhận. Giai đoạn này có thể được nhìn nhận và quản lý theo khoảng thời gian 3 năm đầu và khoảng thời gian từ năm thứ tư trở đi:

- Khoảng thời gian 3 năm đầu (tương ứng với chu kỳ chứng nhận thứ nhất) thường được tập trung vào việc củng cố thói quen quản lý theo hệ thống và tuân thủ các tài liệu/biện pháp kiểm soát đã được ban hành, áp dụng. Thông thường đây cũng là khoảng thời gian có ý nghĩa quyết định đến khả năng của HTQL tự duy trì và cải tiến một cách có hiệu lực. Trong thời gian này, việc thực hiện một cách thường xuyên và có hiệu lực các hoạt động đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo với HTQL là hai nhân tố chính.

- Duy trì & Cải tiến HTQL

- Từ năm thứ 4 sau chứng nhận, việc duy trì HTQL cơ bản đã đi vào nề nếp. HTQL đã có thể phát huy đầy đủ các giá trị đối với hoạt động của tổ chức. Các HTQL, tự thân, đã có cơ chế được thiết lập sẵn và công cụ cho hoạt động cải tiến liên tục. Vì vậy khi các tổ chức thực hiện đầy đủ và hiệu lực các yêu cầu của tiêu chuẩn liên quan sẽ đảm bảo sự cải tiến tiên tục HTQL. Tuy nhiên, việc nghiên cứu và áp dụng các công cụ/dự án cải tiến tương ứng với từng lĩnh vực sẽ giúp cho HTQL có đóng góp một cách hiệu quả hơn vào cải thiện hiệu quả hoạt động của tổ chức.

V. CÁC LỢI ÍCH CỦA VIỆC ÁP DỤNG HTQL THEO ISO

Việc áp dụng thành công HTQL có thể mang lại cho tổ chức nhiều lợi ích, cả về quản trị nội bộ cho lĩnh vực áp dụng và nâng cao uy tín, hình ảnh trên thị trường. Dựa trện thực tế các tổ chức đã áp dụng HTQL thì những lợi ích này có thể đạt được trên ba lĩnh vực:

1. Thương hiệu và thị trường:

- Nâng cao hình ảnh và uy tín của tổ chức khi áp dụng thành công và được chứng nhận phù hợp với các HTQL theo tiêu chuẩn,

- Giúp tổ chức và các sản phẩm/dịch vụ của tổ chức vượt qua những rào cản kỹ thuật trong thương mại; cải thiện cơ hội thâm nhập thị trường trong nước và xuất khẩu,

2. Lợi ích của áp dụng HTQL ISO

- Tác nghiệp và kiểm soát:

- Nâng cao khả năng đạt được các mục tiêu quản lý thông qua quá trình hoạch định và kiểm soát một cách minh bạch và có hiệu lực đối với các lĩnh vực quản lý,

- Nâng cao hiệu quả của các nỗ lực quản lý tác nghiệp và tuân thủ yêu cầu thông qua việc chủ động phòng ngừa trên cơ sở tiếp cận theo mô hình quản lý theo quá trình, quản lý rủi ro, và việc chủ động tìm hiểu, đáp ứng các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu liên quan khác.

- Tăng cường hiệu quả, giảm sai lỗi trong quá trình phối kết hợp giữa các chức năng và bộ phận trong HTQL trên cơ sở phương pháp quá trình và trao đổi thông tin hiệu quả,

3. Phát triển bền vững:

- Chuyển đổi phương pháp quản lý từ “sự vụ” và “mệnh lệnh” sang theo quy trình và hệ thống trên cơ sở các trách nhiệm, quyền hạn, phương pháp, chuẩn mực được quy định rõ ràng cho từng cấp, chức năng trong tổ chức,

- Hình thành các cam kết rõ ràng của lãnh đạo đối với lĩnh vực quản lý áp dụng tiêu chuẩn trên cơ sở thực hiện các trách nhiệm về chính sách, hoạch định, xem xét và thúc đẩy,

- Hỗ trợ quản lý tri thức thông qua việc chia sẻ và tiêu chuẩn hóa các tri thức, kinh nghiệm ở dạng các quy trình và hướng dẫn; từ đó chuyển các kinh nghiệm và tri thức cá nhân thành tài sản của Công ty,