Đánh giá quá trình mua hàng và chuỗi nhà cung ứng trong ISO 9001:2015

Đánh giá quá trình mua hàng và chuỗi nhà cung ứng trong ISO 9001:2015

I. Thông tin

Khi phát triển một hệ thống quản lý, nhiều tổ chức sẽ đưa vào hệ thống việc kiểm soát hoạt động mua các sản phẩm và xác nhận sản phẩm mua về theo cách thức mà họ cho rằng sẽ đáp ứng các yêu cầu của điều khoản 7.4 của tiêu chuẩn ISO 9001. Tương tự như vậy, chuyên gia đánh giá có thể cho rằng chỉ cần khẳng định sự tuân thủ bằng cách kiểm tra xem danh sách các nhà cung cấp được phê duyệt có được cập nhật không, các đơn đặt hàng có được thực hiện với các nhà cung cấp được phê duyệt không và có thực hiện các hoạt động cần thiết để đảm bảo đáp ứng các yêu cầu mua hàng đã định không là đủ.

Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, chừng đó có thể không đủ để đảm bảo rằng các sản phẩm mua vào đáp ứng các tiêu chuẩn đã định xét theo mọi khía cạnh. Trong trường hợp như vậy, sẽ thích hợp hơn khi xem xét các quá trình rộng hơn trong việc quản lý hoạt động mua hàng và chuỗi cung ứng.

II. Đánh giá quá trình mua hàng

Khi đánh giá quá trình quản lý hoạt động mua hàng của chứng nhận ISO, cần xem xét tới các yếu tố sau:

• Mua hàng bắt đầu từ quá trình thiết kế và phát triển sản phẩm khi đã xác định các đặc tính của hàng hóa cần mua;
• Thực hiện các buổi thảo luận liên bộ phận để đảm bảo rằng các nhà cung cấp tiềm năng có thể cung cấp sản phẩm đáp ứng các đặc tính thiết kế với chi phí phù hợp;
• Tổ chức phải đảm bảo rằng các yêu cầu đã định đối với quá trình mua hàng là hoàn toàn chính xác trước khi thông báo tới nhà cung cấp;
• Yêu cầu mua hàng bao gồm cả yêu cầu luật định và các yêu cầu pháp lý; và,
• Đã đánh giá mức độ rủi ro đối với một bộ phận cấu thành của sản phẩm và các biện pháp kiểm soát cần thiết để đảm bảo rằng nó đáp ứng các đặc tính thiết kế.

Các khuyến nghị thực tế về cách để xác nhận rằng những điểm nêu trên đã được tính đến gồm:

• Xác nhận rằng các đặc tính kỹ thuật nêu trong một đơn đặt hàng là giống như những đặc tính kỹ thuật của thiết kế (hoặc các đặc tính kỹ thuật nhận được từ khách hàng);
• Xác định có hay không có các cuộc thảo luận giữa tổ chức và các nhà cung cấp tiềm năng về đặc tính kỹ thuật thiết kế của các thành phần quan trọng trong quá trình thiết kế hoặc trước khi đặt một đơn hàng;
• Đã có một số hình thức "phê duyệt" các đặc tính kỹ thuật trước khi các đặc tính kỹ thuật/đơn đặt hàng được khẳng định với nhà cung cấp trước đây không?
• Liệu các đơn đặt hàng có bao gồm hoặc tham khảo yêu cầu nào của luật định hoặc quy định không?

III. Đánh giá chuỗi cung ứng

Trong nhiều trường hợp, việc đánh giá hoạt động đánh giá và lựa chọn các nhà cung cấp chỉ đơn giản bao gồm việc xem xét một danh sách các nhà cung cấp được phê duyệt của tổ chức và xem danh sách này có được phê duyệt lại một cách định kỳ không. Trong nhiều trường hợp việc làm đó không đủ để đảm bảo rằng các tổ chức có thể kiểm soát có hiệu quả tất cả các nhà cung cấp trong chuỗi cung ứng. Các vấn đề cần xem xét là:

• Liệu các nhà cung cấp các bộ phận cấu thành quan trọng của sản phẩm được lựa chọn chỉ dựa trên khả năng cung cấp với giá hợp lý (kinh tế) hay là cả khả năng cung cấp ổn định sản phẩm đáp ứng các đặc tính đã định cũng đã được tính đến?
• Các nhà cung cấp được đưa vào trong danh sách phê duyệt hoàn toàn dựa vào việc  liên tục được đánh giá phù hợp với một tiêu chuẩn chất lượng đã biết hoặc phạm vi đánh giá có được soát xét hay không?
  

Chuỗi cung ứng hàng hóa

o Lưu ý: Trong một số trường hợp, sẽ rất hữu ích khi tổ chức đánh giá các nhà cung cấp dự kiến nhằm thiết lập kênh trao đổi thông tin rõ ràng, đặc tính kỹ thuật sản phẩm, tham số (chỉ số) giao hàng, vv

• Mức độ thường xuyên của việc chuyển tiền thanh tóan cho sản phẩm bị từ chối, nhưng sau đó được chấp nhận?
• Có bao nhiêu tình huống nhân nhượng được tổ chức chấp nhận đối với sản phẩm bị từ chối trước đó?

IV. Kết Luận

Thông thường, đối với một chuyên gia có kinh nghiệm, việc xem xét quá trình mua hàng và chuỗi nhà cung cấp thực chất là một kiến thức phổ biến nhưng cũng có những trường hợp mà bản chất của sản phẩm và các yếu tố cấu thành chỉ ra rằng cần có hoạt động điều tra bổ sung.

Mỗi sản phẩm đều độc đáo cũng như sự độc đáo của mỗi tình huống đánh giá.

Để có thể đánh giá chính xác các quá trình này trong Doanh nghiệp của mình thì bạn nên thuê 1 đơn vị có khả năng tư vấn iso.