Đánh giá nội bộ là gì? quy trình đánh giá nội bộ diễn ra như nào

Đánh giá nội bộ là một hoạt động tư vấn và đảm bảo khách quan, độc lập được thiết kế để gia tăng giá trị và cải thiện hoạt động của tổ chức. Nó giúp một tổ chức hoàn thành các mục tiêu của mình bằng cách mang lại một cách tiếp cận có hệ thống, có kỷ luật để đánh giá và cải thiện hiệu quả của các quá trình quản lý rủi ro, kiểm soát và quản trị.

Được thực hiện bởi các chuyên gia có hiểu biết sâu rộng về văn hóa kinh doanh, hệ thống và quy trình, hoạt động đánh giá nội bộ cung cấp sự đảm bảo rằng các đánh giá nội bộ được áp dụng là phù hợp để giảm thiểu rủi ro, các quy trình quản lý có hiệu lực và hiệu quả cũng như các mục tiêu và chính sách của tổ chức được đáp ứng.

Đánh giá các công nghệ mới. Phân tích cơ hội. Xem xét các vấn đề toàn cầu. Đánh giá rủi ro, kiểm soát, đạo đức, chất lượng, tính kinh tế và hiệu quả. Đảm bảo rằng các biện pháp kiểm soát tại chỗ là phù hợp để giảm thiểu rủi ro. Truyền đạt thông tin và ý kiến ​​rõ ràng và chính xác. Sự đa dạng như vậy mang lại cho chuyên gia đánh giá nội bộ một góc nhìn rộng hơn về tổ chức. Và điều đó, giúp cho chuyên gia đánh giá nội bộ trở thành một nguồn lực có giá trị đối với ban giám đốc điều hành và hội đồng quản trị trong việc hoàn thành các mục tiêu và mục tiêu tổng thể, cũng như trong việc tăng cường đánh giá nội bộ và quản lý tổ chức.

Đánh giá nội bộ là gì?

Vai trò của đánh giá nội bộ là cung cấp sự đảm bảo độc lập rằng các quy trình quản lý rủi ro, quản trị và kiểm soát nội bộ của một tổ chức đang hoạt động hiệu quả.

Khi các tổ chức và lĩnh vực hoạt động mà họ hoạt động trở nên ngày càng phức tạp hơn, thì theo đó, việc đánh giá nội bộ đang ngày càng có vị thế cao hơn trong khu vực nhà nước, tư nhân và phi lợi nhuận đối với những đánh giá và cái nhìn sâu sắc mà họ cung cấp về mức độ rủi ro đang được quản lý trong tổ chức .

Đánh giá nội bộ đánh giá việc kiểm soát nội bộ của một công ty, bao gồm các quy trình đánh giá các hoạt động và quản trị công ty. Các cuộc đánh giá này nhằm đảm bảo các công ty tuân thủ luật pháp và các quy định liên quan, đồng thời giúp duy trì việc thu thập dữ liệu và báo cáo tài chính chính xác và kịp thời. Đánh giá nội bộ cũng cung cấp cho Ban Giám đốc các công cụ cần thiết để đạt được hiệu quả hoạt động bằng cách xác định các vấn đề và khắc phục những sai sót trước khi chúng được phát hiện trong cuộc đánh giá bên ngoài.

Nói cách khác, đánh giá nội bộ cung cấp khả năng quản lý rủi ro và đánh giá hiệu quả của các quy trình kiểm soát nội bộ, quản trị công ty và kế toán của một công ty. Đánh giá nội bộ cung cấp cho ban giám đốc và hội đồng quản trị những giá trị gia tăng, nơi điểm sai sót trong quy trình có thể được phát hiện và sửa chữa trước khi đánh giá bên ngoài.

Hiểu về đánh giá nội bộ

Đánh giá nội bộ đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động của công ty và quản trị công ty. Đánh giá nội bộ là các quy trình và thủ tục do một công ty thực hiện để đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin tài chính và kế toán, thúc đẩy trách nhiệm giải trình và giúp ngăn ngừa gian lận. Ví dụ về đánh giá nội bộ là tách biệt các nhiệm vụ, ủy quyền, các yêu cầu về tài liệu và các quy trình và thủ tục bằng văn bản. Đánh giá nội bộ tìm cách xác định bất kỳ thiếu sót nào trong kiểm soát nội bộ của công ty.

Ngoài việc đảm bảo công ty tuân thủ luật pháp và quy định liên quan, đánh giá nội bộ cũng cung cấp mức độ quản lý rủi ro và biện pháp bảo vệ chống lại gian lận, lãng phí hoặc lạm dụng tiềm ẩn. Kết quả đánh giá nội bộ cung cấp cho ban giám đốc các đề xuất cải tiến đối với các quy trình hiện tại không hoạt động như dự kiến, có thể bao gồm hệ thống công nghệ thông tin cũng như quản lý chuỗi cung ứng. An ninh mạng ngày càng trở nên quan trọng khi các công ty cần bảo vệ thông tin điện tử bí mật của họ khỏi các cuộc tấn công từ bên ngoài.

Đánh giá nội bộ có thể diễn ra hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng năm. Một số bộ phận có thể được đánh giá thường xuyên hơn những bộ phận khác. Ví dụ, quy trình sản xuất có thể được đánh giá hàng ngày để kiểm soát chất lượng, trong khi bộ phận nhân sự có thể chỉ được đánh giá mỗi năm một lần. Các cuộc đánh giá có thể được lên lịch để các nhà quản lý có thời gian thu thập và chuẩn bị các tài liệu và thông tin cần thiết, hoặc chúng có thể diễn ra một cách bất ngờ, đặc biệt khi có nghi ngờ rằng có hoạt động phi đạo đức hoặc bất hợp pháp đang diễn ra trong công ty.

Đánh giá việc quản lý rủi ro

Việc đánh giá nội bộ về cơ bản liên quan đến việc đánh giá quá trình quản lý rủi ro của một tổ chức. Tất cả các tổ chức đều phải đối mặt với rủi ro. Ví dụ: rủi ro đối với danh tiếng của tổ chức nếu đối xử không đúng với khách hàng, rủi ro về sức khỏe và an toàn nghề nghiệp, rủi ro do nhà cung cấp, rủi ro liên quan đến tiếp cận sai thị trường, an ninh mạng và rủi ro tài chính đối với một số lĩnh vực chính. Chìa khóa thành công của một tổ chức là quản lý những rủi ro đó một cách hiệu quả - hiệu quả hơn các đối thủ cạnh tranh và hiệu quả theo nhu cầu của các bên liên quan.

Để đánh giá mức độ rủi ro đang được quản lý, chuyên gia đánh giá nội bộ sẽ đánh giá chất lượng của các quy trình quản lý rủi ro, hệ thống kiểm soát nội bộ và các quy trình quản trị công ty, đối với tất cả các bộ phận của tổ chức và báo cáo điều này trực tiếp và độc lập cho cấp quản lý điều hành cấp cao nhất và hội đồng quản trị.

Hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc cải tiến các kiểm soát nội bộ

Kiến thức của chuyên gia đánh giá nội bộ về việc quản lý rủi ro cũng cho phép họ hoạt động như một nhà tư vấn cung cấp lời khuyên và đóng vai trò như một chất xúc tác để cải thiện các hoạt động của tổ chức.

Vì vậy, ví dụ, nếu quản lý trực tiếp quan tâm đến một lĩnh vực trách nhiệm cụ thể, làm việc với chuyên gia đánh giá nội bộ có thể giúp xác định các cải tiến. Hoặc có lẽ một dự án mới lớn đang được thực hiện - đánh giá viên nội bộ có thể giúp đảm bảo rằng các rủi ro của dự án được xác định và đánh giá rõ ràng bằng các hành động được thực hiện để quản lý chúng.

Tại sao đanh giá nội bộ lại quan trọng đối với tổ chức của bạn?

Bằng cách báo cáo với ban giám đốc điều hành rằng các rủi ro quan trọng đã được đánh giá và nêu rõ những điểm cần cải tiến, chuyên gia đánh giá nội bộ giúp ban giám đốc điều hành và hội đồng quản trị chứng minh rằng họ đang thay mặt các bên liên quan quản lý tổ chức một cách hiệu quả. Điều này được tóm tắt trong tuyên bố sứ mệnh của đánh giá nội bộ trong đó nói rằng vai trò của đánh giá nội bộ là 'nâng cao và bảo vệ giá trị của tổ chức bằng cách cung cấp sự đảm bảo, tư vấn và thông tin chi tiết dựa trên rủi ro và khách quan'.

Do đó, chuyên gia đánh giá nội bộ, cùng với quản lý điều hành, quản lý không điều hành và chuyên gia đánh giá bên ngoài là một bộ phận quan trọng trong quản trị cấp cao nhất của bất kỳ tổ chức nào.

Các kiểu đánh giá nội bộ

Mặc dù một phần quan trọng của đánh giá nội bộ bao gồm các kiểm soát nội bộ đối với báo cáo tài chính trong tổ chức vì chúng liên quan đến các thủ tục kế toán được chấp nhận chung (GAAP) ảnh hưởng đến báo cáo tài chính của họ. Nhiều tổ chức cũng nhận ra sự cần thiết của các loại đánh giá hoặc đánh giá khác ngoài lĩnh vực kế toán hoặc tài chính. Một số lĩnh vực chính bao gồm tuân thủ (tức là quy định), môi trường, công nghệ thông tin, đánh giá hoạt động và hiệu suất.

• Đánh giá sự tuân thủ đánh giá sự tuân thủ các luật, quy định, chính sách và thủ tục hiện hành. Một số quy định này có thể có tác động đáng kể đến tình trạng tài chính của công ty. Việc không tuân thủ một số luật, chẳng hạn như Đạo luật về chống tham nhũng ở nước ngoài (FCPA) hoặc Quy định chung về bảo vệ dữ liệu (GDPR), có thể dẫn đến tiền phạt hàng triệu đô la hoặc ngăn cản một công ty hoạt động kinh doanh ở một số khu vực pháp lý nhất định. Đây là liên kết đến hướng dẫn dành cho người mới bắt đầu về GDPR.
• Đánh giá Môi trường đánh giá tác động của hoạt động của một công ty đối với môi trường. Họ cũng có thể đánh giá sự tuân thủ của công ty đối với các luật và quy định về môi trường.
• Kiểm toán Công nghệ Thông tin có thể đánh giá hệ thống thông tin và cơ sở hạ tầng bên dưới để đảm bảo tính chính xác của quá trình xử lý chúng, tính bảo mật và thông tin khách hàng bí mật hoặc tài sản trí tuệ. Chúng thường sẽ bao gồm việc đánh giá các kiểm soát CNTT chung liên quan đến truy cập logic, quản lý thay đổi, hoạt động của hệ thống cũng như sao lưu và phục hồi.
• Đánh giá hoạt động đánh giá các cơ chế kiểm soát của tổ chức về hiệu quả và độ tin cậy tổng thể của chúng.
• Đánh giá hoạt động đánh giá liệu tổ chức có đáp ứng các chỉ số do ban lãnh đạo đặt ra để đạt được các mục tiêu và mục tiêu do Ban Giám đốc đề ra hay không.

Hoạt động của đánh giá nội bộ

Dưới đây là những điều chính mà chuyên gia đánh giá nội bộ thực hiện. Trong các lĩnh vực này, điều quan trọng là phải coi chuyên gia đánh giá nội bộ là người bạn quan trọng của tổ chức - người có thể thách thức thực tiễn hiện tại, khuyến khích thực tiễn tốt nhất và là chất xúc tác để cải tiến, giúp tổ chức đạt được các mục tiêu chiến lược.

Đánh giá các biện pháp kiểm soát và tư vấn cho các nhà quản lý các cấp

Vai trò của đánh giá nội bộ trong việc đánh giá việc quản lý rủi ro là rất rộng. Công việc của chuyên gia đánh giá nội bộ bao gồm đánh giá hành động và văn hóa quản lý rủi ro của tổ chức ở một cấp thông qua việc đánh giá và báo cáo về hiệu quả của việc thực hiện các chính sách quản lý ở cấp khác.

Đánh giá rủi ro

Nhiệm vụ của ban lãnh đạo là xác định những rủi ro mà tổ chức phải đối mặt và hiểu chúng sẽ tác động như thế nào đến việc thực hiện các mục tiêu nếu chúng không được quản lý một cách hiệu quả. Các nhà quản lý cần hiểu tổ chức sẵn sàng sống chung với rủi ro ra sao và thực hiện các biện pháp kiểm soát và các biện pháp bảo vệ khác để đảm bảo các giới hạn này không bị vượt quá. Một số tổ chức sẽ có nhu cầu cao hơn đối với rủi ro phát sinh do thay đổi xu hướng và điều kiện kinh doanh/kinh tế. Do đó, các kỹ thuật đánh giá nội bộ đã thay đổi từ hình thức dựa trên phản ứng và kiểm soát sang cách tiếp cận dựa trên rủi ro và chủ động hơn. Điều này cho phép chuyên gia đánh giá nội bộ dự đoán các mối quan tâm và cơ hội trong tương lai, cung cấp sự đảm bảo, tư vấn và hiểu biết sâu sắc khi cần thiết nhất.

Phân tích hoạt động và xác nhận thông tin

Để đạt được các mục tiêu và quản lý các nguồn lực có giá trị của tổ chức đòi hỏi phải có hệ thống, quy trình và con người. Chuyên gia đánh giá nội bộ làm việc chặt chẽ với quản lý trực tiếp để xem xét các hoạt động sau đó báo cáo các phát hiện của họ. Chuyên gia đánh giá nội bộ phải thông thạo các mục tiêu chiến lược của tổ chức và lĩnh vực mà tổ chức đó hoạt động, để họ hiểu rõ về cách thức hoạt động của bất kỳ bộ phận cụ thể nào, phù hợp với bức tranh toàn cảnh.

Làm việc với các nhà cung cấp đảm bảo khác

Cung cấp sự đảm bảo cho ban quản lý điều hành và hội đồng quản trị rằng các rủi ro đang được quản lý một cách hiệu quả không phải là lĩnh vực độc quyền của đánh giá nội bộ. Có khả năng có những nhà cung cấp đảm bảo khác thực hiện vai trò tương tự. Điều này có thể bao gồm các chuyên gia quản lý rủi ro, viên chức tuân thủ, nhà điều tra gian lận, nhà quản lý chất lượng và chuyên gia bảo mật. Sự khác biệt giữa các nguồn đảm bảo này và chuyên gia đánh giá nội bộ là đánh giá nội bộ độc lập với hoạt động quản lý và có thể đưa ra ý kiến ​​khách quan và không thiên vị về cách thức báo cáo và quản lý rủi ro. Tính độc lập của đánh giá nội bộ đối với quản lý điều hành đạt được thông qua báo cáo chức năng của nó cho giám đốc điều hành, với tư cách là giám đốc điều hành cấp cao nhất.

Khía cạnh thú vị trong cấu trúc này là chuyên gia đánh giá nội bộ có thể làm việc tích cực với các nhà cung cấp đảm bảo khác để đảm bảo nhóm đánh giá của hội đồng quản trị nhận được tất cả sự đảm bảo mà họ cần để đưa ra ý kiến ​​về việc tổ chức đang quản lý rủi ro của mình tốt như thế nào. Điều đó cũng có nghĩa là các nguồn lực đảm bảo sẵn có được tối ưu hóa bằng cách tránh trùng lặp và lỗ hổng trong việc cung cấp đảm bảo. Làm việc theo nhóm và phát triển các mối quan hệ làm việc hiệu quả là đặc điểm chính của đánh giá nội bộ.

Quy trình đánh giá nội bộ

Chuyên gia đánh giá nội bộ thường xác định một bộ phận, thu thập hiểu biết về quy trình kiểm soát nội bộ hiện tại, tiến hành thử nghiệm thực địa, theo dõi nhân viên bộ phận về các vấn đề đã xác định, chuẩn bị báo cáo đánh giá chính thức, xem xét báo cáo đánh giá với Ban Giám đốc và theo dõi với Ban Giám đốc khi cần thiết để đảm bảo các khuyến nghị đã được thực hiện.

Kỹ thuật đánh giá

Các kỹ thuật đánh giá đảm bảo chuyên gia đánh giá nội bộ thu thập được sự hiểu biết đầy đủ về các thủ tục kiểm soát nội bộ và liệu nhân viên có tuân thủ các chỉ thị về kiểm soát nội bộ hay không. Để tránh làm gián đoạn quy trình làm việc hàng ngày, chuyên gia đánh giá bắt đầu với các kỹ thuật đánh giá gián tiếp, chẳng hạn như xem xét lưu đồ, sổ tay hướng dẫn, chính sách kiểm soát của bộ phận hoặc các tài liệu hiện có khác. Nếu các thủ tục dạng văn bản không được tuân thủ, có thể cần thảo luận trực tiếp với nhân viên bộ phận.

Kỹ thuật phân tích

Các thủ tục kiểm toán thực địa có thể bao gồm đối sánh giao dịch, kiểm kê thực tế, tính toán đường mòn kiểm toán và đối chiếu tài khoản theo yêu cầu của pháp luật. Kỹ thuật phân tích có thể kiểm tra dữ liệu ngẫu nhiên hoặc dữ liệu cụ thể nhắm mục tiêu, nếu chuyên gia đánh tin rằng quy trình kiểm soát nội bộ cần được cải thiện.

Thủ tục báo cáo

Báo cáo đánh giá nội bộ bao gồm một báo cáo chính thức và có thể bao gồm một báo cáo sơ bộ hoặc báo cáo giữa các cuộc đánh giá dưới dạng checklist. Báo cáo giữa các cuộc đánh giá thường bao gồm các kết quả nhạy cảm hoặc quan trọng mà chuyên gia đánh giá cho rằng Ban giám đốc cần biết ngay lập tức. Báo cáo cuối cùng bao gồm bản tóm tắt các thủ tục và kỹ thuật được sử dụng để hoàn thành cuộc đánh giá, mô tả các phát hiện đánh giá và các đề xuất cải tiến đối với các thủ tục kiểm soát và quy trình nội bộ. Báo cáo chính thức được xem xét với cấp quản lý và các đề xuất cải tiến sẽ được thảo luận. Cần theo dõi sau một khoảng thời gian để đảm bảo các khuyến nghị mới đã được thực hiện và cải thiện hiệu quả hoạt động.

Quy trình đánh giá

Đánh giá nội bộ cần có bốn giai đoạn hoạt động chung — Lập kế hoạch, Điều tra thực địa, Báo cáo và Theo dõi. 

• Lập kế hoạch - Trong quá trình lập kế hoạch, nhóm đánh giá nội bộ sẽ xác định phạm vi và mục tiêu, xem xét hướng dẫn liên quan đến cuộc đánh giá (ví dụ: luật, quy định, tiêu chuẩn ngành, chính sách và thủ tục của công ty, v.v.), xem xét kết quả từ các cuộc đánh giá trước, bộ lịch trình và ngân sách cho cuộc đánh giá, lập một kế hoạch đánh giá được thực hiện, xác định các chủ sở hữu quá trình tham gia và lên lịch một cuộc họp khởi động để bắt đầu cuộc đánh giá.
• Thực địa - Điều tra thực địa là hoạt động đánh giá thực tế. Trong suốt giai đoạn này, nhóm đánh giá sẽ thực hiện kế hoạch đánh giá. Điều này thường bao gồm việc phỏng vấn các nhân viên chủ chốt để xác nhận sự hiểu biết về quy trình và các biện pháp kiểm soát, xem xét các tài liệu và hiện vật liên quan để làm ví dụ về việc thực hiện các kiểm soát, thử nghiệm các kiểm soát đối với một mẫu trong một khoảng thời gian, ghi lại công việc đã thực hiện và xác định các trường hợp ngoại lệ và khuyến nghị.
• Báo cáo - Như bạn đã biết, đánh giá nội bộ sẽ soạn thảo báo cáo đánh giá trong giai đoạn báo cáo. Báo cáo phải được viết rõ ràng và ngắn gọn để tránh hiểu sai và khuyến khích đối tượng dự kiến ​​thực sự đọc và hiểu báo cáo. Các phát hiện phải đi kèm với các khuyến nghị có thể hành động và trực tiếp dẫn đến cải tiến quy trình. Quy trình phát hành báo cáo đánh giá nội bộ nên bao gồm việc soạn thảo báo cáo, xem xét bản thảo với ban giám đốc để đảm bảo tính chính xác của các phát hiện, và việc phát hành và phân phối báo cáo cuối cùng.
• Theo dõi - Giai đoạn cuối cùng là giai đoạn quan trọng thường bị bỏ qua và xem nhẹ. Việc theo dõi là rất quan trọng để đảm bảo rằng các khuyến nghị đã được thực hiện để giải quyết các phát hiện đã được xác định. Quá trình này nên bao gồm việc theo dõi thích hợp với các chủ sở hữu quy trình cần thực hiện các khuyến nghị cũng như sự giám sát của Hội đồng quản trị về tình trạng tổng thể của công ty trong việc giải quyết các phát hiện do đánh giá nội bộ xác định. Nếu một tổ chức không theo dõi việc thực hiện các khuyến nghị, thì không có khả năng các thay đổi sẽ được thực hiện.

Chuyên gia đánh giá nội bộ có trách nhiệm gì?

Đánh giá nội bộ định kỳ đảm bảo công ty có khả năng tồn tại trong môi trường kinh doanh cạnh tranh và tiếp tục phát triển thịnh vượng. Chuyên gia đánh giá thực hiện điều này bằng cách:

• Giám sát, phân tích và đánh giá các rủi ro và kiểm soát của tổ chức
• Xem xét sự tuân thủ của tổ chức đối với các chính sách, quy định và luật pháp tại địa phương, quốc gia sở tại
• Đưa ra lời cam đoan và khuyến nghị cho chủ sở hữu của tổ chức hoặc công ty hoặc hội đồng quản trị
• Về cơ bản, họ thu thập thông tin về cách một tổ chức hoặc công ty đang hoạt động và sử dụng thông tin đó để chỉ ra nơi nó đang hoạt động tốt và nơi nó có thể cải thiện.

Các cuộc đánh giá nội bộ được thực hiện thường đảm bảo công ty tuân thủ và mọi bộ phận đều làm việc hiệu quả, hiệu quả và an toàn nhất có thể.

Sự khác biệt giữa đánh giá nội bộ và đánh giá bên ngoài

Mặc dù có chung một số đặc điểm, nhưng đánh giá nội bộ và đánh giá bên ngoài có những mục tiêu rất khác nhau. Những điều này được giải thích trong bảng dưới đây:

Đánh giá nội bộ mất bao lâu?

Việc đánh giá nội bộ có thể tiến hành trong vài ngày hoặc có thể mất đến vài tuần, tùy thuộc vào phạm vi đánh giá và quy mô của công ty hoặc bộ phận được đánh giá. Trước khi kết thúc, một cuộc đánh giá bao gồm một cuộc tham vấn với giám đốc hoặc hội đồng quản trị đã thuê họ để thảo luận về cách thức thực hiện các đề xuất cải tiến của họ một cách tốt nhất.

Mục đích của đánh giá nội bộ là gì?

Đánh giá định kỳ giúp một công ty - dù lớn hay nhỏ - và tất cả nhân viên của công ty đó luôn dẫn đầu trong công việc của họ. Đánh giá nội bộ thường xuyên rất quan trọng đối với các tổ chức trong nhiều ngành, bao gồm các tổ chức tài chính và nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe. Đó là những trải nghiệm tích cực cho doanh nghiệp nhằm đánh giá hiệu suất và xác định những cách có thể hành động để cải thiện trong tương lai.

Đây không nên được coi là một quá trình đáng sợ đối với nhân viên vì chuyên gia đánh giá không ở đó để khiển trách hay đổ lỗi. Khi nhân viên được thông báo về các cuộc đánh giá sắp tới và phạm vi của họ, quy trình cung cấp thông tin chi tiết tuyệt vời sẽ giúp củng cố công ty của bạn và giúp công ty thống lĩnh thị trường.