Đánh giá các quá trình của lãnh đạo cao nhất như thế nào trong chứng nhận ISO 9001?

Nhận thức rằng việc đánh giá lãnh đạo cao nhất là vấn đề nhạy cảm, tài liệu này cung cấp hướng dẫn đánh giá phạm trù này.

Chuyên gia đánh giá nên thu hút lãnh đạo cao nhất vào trong cuộc đánh giá, ví dụ mời tham dự cuộc họp khai mạc và kết thúc, bố trí đủ thời gian trong kế hoạch đánh giá cho việc phỏng vấn lãnh đạo cao nhất, thảo luận trực tiếp với họ về các phát hiện đánh giá, tìm kiếm các bằng chứng về sự cam kết của họ,v.v.. Điều quan trọng là phải thay đổi từ việc tập trung sự chú ý duy nhất vào người quản lý chất lượng sang lãnh đạo cao nhất của tổ chức.

Chuyên gia đánh giá phải coi các hoạt động của lãnh đạo cao nhất như các quá trình và vì vậy phải đánh giá chúng một cách phù hợp (như các quá trình).

1. Giai đoạn chuẩn bị

Chuyên gia đánh giá cần nhận dạng được các quá trình của lãnh đạo cao nhất, và

1. hiểu tổ chức và cơ cấu quản lý, thông qua việc xem xét các thông tin như: sơ đồ tổ chức, báo cáo thường niên, kế hoạch kinh doanh, tài liệu giới thiệu về công ty, các thông cáo báo chí, trang tin điện tử;
2. bố trí trong kế hoạch đánh giá hoạt động thu thập các thông tin liên quan đến cam kết của lãnh đạo cao nhất, một cách trực tiếp và thông qua phỏng vấn lãnh đạo cao nhất;
3. hiểu được văn hóa của tổ chức và lãnh đạo cao nhất, trên cơ sở đó xác đính các tác động tới kế hoạch đánh giá- và điều chỉnh khi cần thiết;
4. dùng cách tiếp cận chuyên nghiệp thông qua vẻ bề ngoài của mình bằng việc xác định quy định về trang phục của tổ chức;
5. lập kế hoạch chi tiết về thời gian của hoạt động phỏng vấn lãnh đạo cao nhất, đảm bảo đúng giờ và thuận lợi nhất của cuộc phỏng vấn.

Không nên chỉ định một chuyên gia đánh giá có giới hạn về kinh nghiệm đánh giá thực hiện việc phỏng vấn lãnh đạo cao nhất.

2. Thực hiện đánh giá

Các phương pháp thông thường nhằm đánh giá cam kết của lãnh đạo cao nhất là:

a. Phỏng vấn lãnh đạo cao nhất

Chuyên gia đánh giá có thể, thông qua việc sử dụng các thuật ngữ chuyên môn phù hợp với lãnh đạo cao nhất, đặt các câu hỏi có liên quan nhằm:

- Tìm kiếm bằng chứng về nhận thức của lãnh đạo cao nhất và cam kết đối với chất lượng và sự liên quan của chất lượng tới các mục tiêu và hệ thống quản lý tổng thể của tổ chức;

- Thiết lập các bằng chứng chứng tỏ sự phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 liên quan đến trách nhiệm của lãnh đạo.

b. Thu thập và xác nhận các bằng chứng:

Chuyên gia đánh giá/đoàn đánh giá phải luôn luôn tìm kiếm các cơ hội nhằm củng cố (xác nhận) cho các câu trả lời của lãnh đạo cao nhất khi phỏng vấn. Điều nay bao gồm:

- Sự sẵn có và tương thích của các chính sách và mục tiêu;

- Thiết lập tính kết nối giữa các chính sách và mục tiêu;

- Việc đạt được các bằng chứng rằng chính sách và mục tiêu c;ó hiệu lực và được thấu hiểu trong toàn bộ tổ chức;

- Xác nhận rằng chính sách va mục tiêu thích hợp cho việc cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng và nhằm đạt được sự thỏa mãn của khách hàng;

- Xác nhận việc tham gia của lãnh đạo cao nhất trong việc xem xét của lãnh đạo.

Khi cần, có thể phỏng vấn và thu thập bằng chứng bổ sung phục vụ cho việc xác nhận.

Đoàn đánh giá cần phải đảm bảo rằng bất kể một bằng chứng bổ sung nào thể hiện cam kết của lãnh đạo đều được thu thập.

Chuyên gia đánh giá/đoàn đánh giá phải xem xét các bằng chứng thu thập được nhằm đảm bảo tính toàn diện và chính xác của các thông tin, và  tạo ra sự tin tưởng khi đưa ra kết luận

3. Báo cáo đánh giá:

Chuyên gia đánh giá phải chuẩn bị báo cáo nhằm đảm bảo sự phù hợp với các nội dung sẽ trình bày cho lãnh đạo cao nhất của tổ chức. Báo cáo đánh giá có thể trình bày ở một dạng báo cáo nhanh, thích hợp cho việc trình bày với lãnh đạo cao nhất và các bên có liên quan chính trong tổ chức. Bản báo cáo nhanh này nên nhấn mạnh các phát hiện chính, cả tích cực và tiêu cực, và nhận diện các cơ hội cải tiến.

Để có những đánh giá khách quan và chi tiết nhất bạn nên lựa chọn 1 công ty tư vấn iso chuyên nghiệp để thực hiện quý trình này.