Các điều khoản của ISO 9001 giúp doanh nghiệp linh động hơn khi áp dụng

Khi mới tiếp cận áp dụng HTQLCL ISO 9001 vào doanh nghiệp, rất nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam  có tâm lý “sợ ISO” vì những phiền hà về mặt giấy tờ khi phải áp dụng. 

Nhằm cung cấp cho bạn đọc những phân tích chuyên sâu về tiêu chuẩn ISO 9001 để thấy rằng tiêu chuẩn này hoàn toàn linh động khi các doanh nghiệp áp dụng, đặc biệt sự cái tiến của phiên bản hiện hành ISO 9001:2005

- Điều khoản 1.2 Phạm vi áp dụng, “các yêu cầu trong tiêu chuẩn này mang tính tổng quát và nhằm áp dụng cho mọi tổ chức không phân biệt loại hình, quy mô sản phẩm cung cấp. Khi có bất cứ yêu cầu nào của tiêu chuẩn này không thể được áp dụng được do bản chất của tổ chức và đặc thù sản phẩm, có thể xem yêu cầu này như một ngoại lệ”. Ngay trong phạm vi áp dụng của tiêu chuẩn đã hướng tới sự linh động áp dụng phù hợp theo bản chất hoạt động của doanh nghiệp và yêu cầu này chỉ đưa ra các hướng dẫn tổng quát và hướng doanh nghiệp phải làm gì chứ không chi tiết hướng dẫn doanh nghiệp phải làm cái gì, việc một hệ thống cồng kềnh có những điều không cần thiết là do chính doanh nghiệp  “ tự trói mình”.

- Điều khoản 4.2. “Yêu cầu về hệ thống tài liệu; 4.2.1 Khái quát, các tài liệu của hệ thống bao gồm; Văn bản công bố chính sách, mục tiêu; số tay chất lượng, các thủ tục dạng văn bản và các hồ sơ..” Khi liệt kê chi tiết thì toàn bộ tiêu chuẩn ISO 9001 chỉ có yêu cầu 6 thủ tục – quy trình bắt buộc: Quy trình kiểm soát tài liệu 4.2.3; Quy trình kiểm soát hồ sơ 4.2.4; Quy trình đánh giá nội bộ 8.2.2; Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp 8.3; Quy trình hành động khắc phục 8.5.2; Quy trình hành động phòng ngừa 8.5.3 và có 21 nơi yêu cầu hoạt động doanh nghiệp phải ghi nhận hồ sơ ở những mục xem 4.2.4. Việc doanh nghiệp thực hiện soạn thêm các thủ tục – quy trình phụ thuộc vào quy mô, đặc tính sản phẩm và tình hình hiện tại và phải quyết định thời điểm nào thì áp dụng đầy đủ. Tâm lý “cầu toàn” từ khi hoạch định hệ thống tài liệu sẽ gây trở ngại lớn, nặng nề cho toàn bộ mọi người khi vừa mới làm quen với ISO 9001 thì đã bị ISO 9001 choáng ngợp

- Điều khoản 5.3 Chính sách chất lượng – “ Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo rằng chính sách chất lượng, a) phù hợp với mục đích tổ chức…”Chính sách chất lượng là ‘kim chỉ nam hành động” của doanh nghiệp về chất lượng và là cam kết của doanh nghiệp với khách hàng. Điều khoản này của ISO 9001 không hề yêu cầu doanh nghiệp phải cam kết cung cấp những sản phẩm dịch vụ tốt nhất mà vấn đề phù hợp với mục đích kinh doanh của tổ chức - Doanh nghiệp xác định khách hàng mục tiêu là đối tượng trung bình và sản phẩm ở mức trung bình thì không thể yêu cầu doanh nghiệp phải theo đuổi khách hàng cao cấp và sản phẩm cao cấp. Ngoài ra thực tế hoạt động của doanh nghiệp sẽ có những khách hàng khác nhau và mức độ đáp ứng khác nhau không thể rằng khi thực hiện ISO 9001 việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ của các khách hàng là như nhau.

- Điều khoản 6.2 Nguồn nhân lực, 6.2.1 Khái quát - “ Những người thực hiện các công việc ảnh hưởng đến sự phù hợp với các yêu cầu của sản phẩm phải có năng năng lực trên cơ sở giáo dục, đào tạo, có kỹ năng và kinh nghiệm thích hợp”; 6.2.2 Năng lực , đào tạo và nhận thức – “Tổ chức phải, a) xác định năng lực cần thiết của những người thực hiện các công việc ảnh hưởng đến sự phù hợp của sản phẩm”. Yêu cầu của ISO 9001 về nguồn nhân lực hoàn toàn do doanh nghiệp xác định trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng để phù hợp với các yêu cầu của sản phẩm. Nhiều doanh nghiệp thực hiện ISO 9001 cho rằng nhân sự phải trình độ cao, vội vàng tuyển người mới và nhiều khi phá vỡ tính hệ thống gắn kết hiện có. ISO 9001 luôn đặt ra yêu cầu phù hợp cho tình hình hiện tại, quan trọng doanh nghiệp phải có hành động gì liên quan đến đội ngũ nhân sự hiện có chứ không phải bỏ tiền ra tuyển dụng một loạt vị trí mới và chờ thành quả nhưng sự thật lại có thể hoàn toàn ngược lại “tiến mất tật mang”. Việc đưa một ví trí mới vào doanh nghiệp đòi hỏi phải có lộ trình và phải thực sự có điều kiện để đánh giá xem liệu người mới có thể làm tốt ở vị trí mới không .

- Điều khoản 6.3 Cơ sở hạ tầng – “Tổ chức phải xác định, cung cấp và duy trì cơ sở hạ tầng phù hợp với các yêu cầu của sản phẩm”. Yêu cầu tiêu chuẩn không yêu cầu nhà xưởng phải to, phải hoành tráng mà doanh nghiệp hoàn toàn chứng minh việc đáp ứng cơ sở hạ tầng phù hợp với tình hình hiện tại, tình hình sản xuất và cung cấp dịch vụ. Rất nhiều doanh nghiệp trong quá trình phát triển chạy theo việc đầu tư cơ ngơi “hoành tráng” và không tập trung vào nhiều điểm yếu đang tồn tại và nhiều doanh nghiệp phải trả giá rất đắt cho hoạt động đầu tư này.

- Điều khoản 7.4.3 Kiểm tra xác nhận sản phẩm mua vào – “Tổ chức phải lập và thực hiện các hoạt động kiểm tra hoặc các hoạt động cần thiết khác …”. Yêu cầu ISO 9001 không phải nguyên vật liệu nào cũng phải kiểm tra mà tuy theo uy tín, mức độ sai lỗi để có thể có những công việc gọn nhẹ hơn mà vẫn đảm bào nhà cung cấp cung cấp tốt.

- Điều khoản 7.5.1 Kiểm soát sản xuất và cung cấp dịch vụ - “b) sự sẵn có các hướng dẫn công việc khi cần”. Điều khoản này của tiêu chuẩn ISO 9001 về kiểm soát sản xuất, không ít những doanh nghiệp đã làm theo máy móc ở ngay ý này và nặng nề về nhiều loại giấy tờ không mang lại giá trị ra tăng – họ mất rất nhiều thời gian để soạn hàng loạt các hướng dẫn công việc nhưng thực chất là hướng dẫn sử dụng và vận hành máy móc. Tài liệu này không phải không quan trọng mà nếu có chỉ trong giai đoạn đào tạo nhân sự mới chứ không thể nào mang vào sản xuất treo lên mỗi máy – phải bật on, off, điều chỉnh thông số ở đâu… Theo yêu cầu ISO 9001 tài liệu hướng dẫn công việc là khi cần thiết và mang tính chất nếu thiếu những hướng dẫn này, người công nhân có thể bị lẫn lộn giữa các sản phẩm có yêu cầu kỹ thuật gần giống nhau hoặc phải chú ý gì ở công đoạn đó chứ không phải khi đi vào sản xuất mới mang hướng dẫn sử dụng máy ra để dùng.

- Điều khoản 8.2.4 Theo dõi và đo lường sản phẩm – “…Việc thông qua sản phẩm và chuyển giao dịch vụ cho khách hàng chỉ được tiến hành sau khi đã hoàn thành thoả đáng các hoạt động theo hoạch định (xem 7.1), nếu không thì phải được phê duyệt của người có thẩm quyền và, nếu có thể, của khách hàng.” Nhiều doanh nghiệp cho rằng việc làm ISO 9001 rất cứng nhắc không linh động và nhiều khi không thể làm khi giao hàng gấp… Điều khoản 8.2.4 cho chúng ta thấy việc áp dụng ISO 9001 hoàn toàn linh động cho những tình huống mà công việc không thể thực hiện đầy đủ theo quy trình (hoạch định) nhưng ISO 9001 yêu cầu doanh nghiệp quy định rõ ai là người có thẩm quyền quyết địh chuyện này và khi thích hợp là yêu cầu của khách hàng.

- Điều khoản 8.5.2 Hành động khắc phục – “…c) việc đánh giá nhu cầu thực hiện các hành động để đảm bảo sự không phù hợp tái diễn…” Dù rằng trong hoạt động cải tiến cần thiết cần có hành động khắc phục để đảm bảo sự công phù hợp tái diễn, tuy nhiên mục này của tiêu chuẩn ISO 9001vẫn mang tính linh động và không bắt buộc phải thực hiện vì nhiều khi sau khi phân tích nguyên nhân gốc rễ là do những yếu tố liên quan đến đầu tư tài chính mới (mua máy móc, đổi mới công nghệ..) những vấn đề này doanh nghiệp không thể thực hiện được ngay mà phải có lộ trình và vẫn phải chấp nhận mức độ sai lỗi diễn ra trong doanh nghiệp, nhưng mực độ này phải được kiểm soát trong giới hạn nhất định.

- Điều khoản 8.5.3 Hành động phòng ngừa – “ b) việc đánh giá nhu cầu thực hiện các hành động để phòng ngừa việc xuất hiện không phù hợp.” Hành động phòng ngừa để ngăn trặn sự không phù hợp diễn ra trong tương lai, yêu cầu của ISO 9001 cũng linh động giống như yêu cầu 8.5.2

Các điều khoản trên được phân tích về khía cạnh linh động khi áp dụng, ngoài ra các điều khoản còn lại cũng sẽ áp dụng phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp.

Xem Thêm dịch vụ ISOCUS cung cấp  >>>TẠI ĐÂY

Qúy doanh nghiệp/tổ chức chưa biết cánh xây dựng bộ tài liệu chuẩn ISO, muốn áp dụng chuẩn ISO  để nhận giấy chứng nhận của đơn vị chứng nhận. vui lòng liên hệ ISOCUS để được hỗ trợ.

ISOCUS sẽ hướng dẫn quý doanh nghiệp/tổ chức các bước xây dựng tài liệu chuẩn ISO, kết nối doanh nghiệp với tổ chức cấp giấy chứng nhận giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí tối ưu nhất 

Liên hệ Hotline: 0978 679 199 - 0988 702 118 hoặc  Email:contacts@isocus.vn để được hỗ trợ nhanh nhất.