Xây dựng nhóm kiểm soát chất lượng (QCC)

THÔNG TIN CHI TIẾT

1. Định nghĩa

• QCC – Quality control circle: Nhóm chất lượng
• QCC là một hoạt động nhóm thực hiện bởi mọi người ở cùng một vị trí làm việc, những người này phải tham gia vào tìm và giải quyết các vấn đề tại chính vị trí làm việc của mình.

2. Đối tượng áp dụng

            QCC có thể áp dụng cho mọi loại hình, quy mô của tổ chức/doanh nghiệp.

3. Đặc điểm nhóm chất lượng

• Nhóm nhỏ, ít người (6-10 người), nhóm lớn thường sẽ gặp khó khăn trong việc tổ chức các cuộc họp vì khó tập hợp đủ các thành viên hoặc khó kiểm soát nội dung cuộc họp.
• Là những ngư­ời làm các công việc tương tự hoặc liên quan đến nhau, những ngư­ời này tự nguyện thư­ờng xuyên gặp gỡ để thảo luận, trao đổi về các vấn đề có ảnh hư­ởng đến công việc hoặc nơi làm việc của họ nhằm kiểm soát và cải tiến chất lượng thường xuyên trong công việc, sản phẩm và dịch vụ
• Sử dụng các khái niệm, công cụ và kỹ thuật kiểm soát chất lượng
• Là một phần của TQM hoặc Kiểm soát chất lượng toàn công ty.

4. Mục đích hoạt động

• Nâng cao khả năng quản lý và lãnh đạo cho quản đốc, đốc công và động viên mọi người tham gia để không ngừng tiến bộ.
• Nâng cao ý thức của người lao động, tạo ra một môi trường làm việc trong đó mọi người không những chỉ ý thức được về vấn đề chất lượng mà còn biết chủ động giải quyết những vấn đề tồn tại để cải tiến chất lượng
• Tạo ra những hạt nhân để thực hiện chủ trương, chính sách do lãnh đạo đề ra nhằm không ngừng nâng cao chất lượng.

5. Mục tiêu hoạt động

• Tạo thích thú tại nơi làm việc
• Thiết lập tình trạng có kiểm soát
• Nâng cao tinh thần, chất lượng công việc, tinh thần đóng góp cho doanh nghiệp, phát huy tối đa năng lực của từng thành viên
• Thiết lập quan hệ lành mạnh giữa các thành viên trong doanh nghiệp, khuyến khích tinh thần tập thể của các thành viên
• Thu nhập cao hơn
• Thực hiện các hoạt động cải tiến chất lượng

6. Lợi ích của hoạt động

QCC dựa trên triết lý: “Mọi người sẽ quan tâm và tự hào hơn về công việc nếu họ có quyền tham gia vào việc quyết định đến công việc hay cách thức tiến hành công việc của mình”. Do vậy, QCC có thể đem lại những lợi ích chung như:

• Đóng góp vào sự phát triển của tổ chức;
• Tạo ra một môi trường làm việc ở đó con người và ý nghĩa công việc được tôn trọng;
• Khai thác được tiềm năng của mọi người trong tổ chức.

Một số lợi ích cụ thể như:

• Các thành viên nhóm được nâng cao kiến thức và khả năng của mình thông qua việc đào tạo và tham gia vào việc giải quyết vấn đề; Nhân viên tham gia QCC cảm thấy mình làm chủ các dự án.
• Trao đổi thông tin trong tổ chức được cải thiện tốt hơn, ví dụ giữa các thành viên với nhau và giữa thành viên với người phụ trách; Cải thiện trao đổi thông tin hai chiều giữa lãnh đạo & nhân viên.
• Người lao động hiểu biết hơn về chất lượng và thành thạo hơn trong cách giải quyết các vấn đề. Do vậy cải thiện được chất lượng sản phẩm và dịch vụ; nâng cao giá trị thương hiệu.
• Giảm bớt lãng phí, cải thiện ý thức về chất lượng trong tổ chức, tăng năng suất lao động và nâng cao thu nhập của người lao động…

7. Những nguyên tắc của hoạt động nhóm chất lượng

• Triết lý xây dựng con người : Chương trình nhóm chất lượng chỉ tiến hành được nếu Ban Giám Đốc mong muốn giúp đỡ công nhân của mình trưởng thành và phát triển thông qua nhóm chất lượng.
• Tính tự nguyện : Chương trình nhóm chất lượng được tiến hành vì lợi ích của công nhân, cón tham gia hay không hoàn toàn do họ tự quyết định.
• Mọi người đều được tham gia : Nhóm chất lượng là một chương trình mang tính cộng đồng; do vậy mà một người sống hướng nội, ít nói cũng có cơ hội nói ra những gì mình đang suy nghĩ.
• Các thành viên giúp nhau cùng tiến bộ : Khả năng tiếp thu và sử dụng kỹ thuật của các nhóm sẽ không đồng đều nên điều quan trọng là mọi người phải giúp nhau cùng tiến bộ. Việc nhận thức điều này không chỉ là trách nhiệm của trưởng nhóm mà phải là của tất cả các nhóm viên.
• Các kế hoạch phải là nỗ lực của tập thể chứ không phải của cá nhân : Các kế hoạch tiến hành phải thu hút trí lực của cả nhóm. Những thành tựu được công nhận cũng mang tên tập thể nhóm.
• Thường xuyên huấn luyện công nhân lẫn Ban Giám đốc : Công nhân cần được huấn luyện các kỹ thuật hữu hiệu để có khả năng tự tìm ra lời giải cho những vấn đề nảy sinh trong công việc của họ.
• Kích thích sáng tạo : Tư tưởng nhóm chất lượng là tạo ra một khung cảnh kích thích sự sáng tạo của con người. Người ta sẽ không mạnh dạn nêu ý kiến riêng của mình nếu cảm thấy ý kiến đó bị cự tuyệt hay bị chế nhạo. Thường thì các giải pháp khả thi lại xuất phát từ những ý tưởng có vẻ như lộn xộn lúc ban đầu.
• Các vấn đề thảo luận trong Nhóm chất lượng phải có liên quan đến công việc của nhóm viên: Nội dung các cuộc họp Nhóm chất lượng cần giới hạn vào lĩnh vực nhóm mà nhóm viên am tường, đó chính là những công việc mà họ là thường ngày chứ không phải một việc xa lạ nào khác.
• Ban Giám đốc cần hỗ trợ cho hoạt động của Nhóm Chất Lượng: Nếu không ai trong ban lãnh đạo xí nghiệp sẵn lòng dành thời gian cũng như đóng góp ý kiến xây dựng cho Nhóm trong buổi ban đầu thì sẽ không thể có được động lực thúc đẩy Nhóm chất lượng hình thành và phát triển.
• Phát triển ý thức về chất lượng và cải tiến : Tất cả những nguyên tắc nêu trên sẽ vô nghĩa trừ khi chúng ta tạo được trong nhận thức của nhóm viên nếp nghĩ liên tục cải tiến chất lượng giảm bớt sai sót.
• Giảm dần tâm lý “chúng ta” và “họ” : Mỗi người trong chúng ta cần tìm thấy ý nghiîa và sự sáng tạo trong công việc của mình. Công cụ Nhóm chất lượng khi được sử dụng một cách đúng đắn sẽ giúp giảm bớt đi sự phân biệt khái niệm “chúng ta” và “họ” trong tâm lý công nhân, tinh thần đồng đội sẽ lớn dần lên trong mỗi cá nhân và lan ra cả tập thể. Tinh thần ấy thúc đẩy họ làm ra những sản phẩm có chất lượng cao.

8. Những yếu tố cơ bản của hoạt động nhóm chất lượng

• Tự nâng cao trình độ
• Hoạt động tự nguyện
• Hoạt động nhóm
• Động viên mọi người tham gia
• Áp dụng các kỹ thuật kiểm tra chất lượng
• Nhóm chất lượng bắt nguồn từ nơi làm việc
• Làm cho các hoạt động nhóm chất lượng tồn tại lâu bền
• Cùng nhau phát triển
• Sự sáng tạo
• Ý thức về chất lượng, ý thức về những vấn đề tồn tại, và ý thức về sự cải tiến.

9. Các bước triển khai

Bước 1: Lãnh đạo cấp cao phải hiểu rõ khái niệm về QCC. Điều này rất cần thiết vì Lãnh đạo phải biết cách hỗ trợ cho các QCC hoạt động có hiệu quả. Lãnh đạo phải ý thức được việc áp dụng QCC qua đó khuyến khích việc triển khai tại các bộ phận, phòng ban thông qua các cán bộ quản lý trung gian.

Bước 2: Thành lập “Ban chỉ đạo” có sự tham gia của Lãnh đạo cấp cao. Chức năng chính của Ban chỉ đạo là hoạch định chính sách, đưa ra các chỉ tiêu để triển khai áp dụng và hỗ trợ cho các hoạt động của QCC. Với những tổ chức lớn, việc cần có một ban chỉ đạo cấp trung, chính thức hoặc không chính thức, nên được xem xét và cân nhắc để thực hiện những chính sách mà Ban chỉ đạo đưa ra.

Bước 3: Đào tạo các hạt nhân (các cán bộ hỗ trợ) cho hoạt động QCC về khái niệm QCC, công cụ kiểm soát chất lượng, phương pháp giải quyết vấn đề…

Bước 4: Tổ chức các chiến dịch quảng bá về QCC trong toàn tổ chức thông qua bản tin, thảo luận, áp phích quảng cáo… để người lao động nhận thức rõ hơn về QCC.

Bước 5: Lựa chọn trưởng nhóm cho các nhóm thí điểm. Những người được lựa chọn khi nhóm mới được thành lập nên là giám sát viên hoặc quản đốc vì họ có khả năng lãnh đạo tốt hơn và có nhiều kinh nghiệm trong công việc. Họ có thể hiểu rõ cấp dưới của mình hơn những người khác. Trưởng nhóm này có thể được luân phiên khi các thành viên trong nhóm trưởng thành hơn. Những nhóm thí điểm này phải thành công để có thể làm mẫu cho những nhóm tiếp theo.

Bước 6: Đào tạo cho trưởng nhóm và các thành viên của nhóm thí điểm. Các nội dung như quản lý nhóm, cách lựa chọn vấn đề, xử lý vấn đề, sử dụng các công cụ… Không cần thiết phải đào tạo họ về tất cả các phương pháp để giải quyết vấn đề nếu như một vài phương pháp này quá phức tạp với họ. Phương pháp cơ bản như phiếu kiểm tra, biểu đồ pareto, minh hoạ bằng đồ thị, biểu đồ nhân quả…

Bước 7: Giám sát sự tiến triển của những nhóm thí điểm. Đây cũng là giai đoạn kiểm tra những hướng dẫn và qui định mà Ban chỉ đạo thiết lập nên. Sửa đổi chúng nếu thấy cần thiết và cho phép những nhóm này tối đa 6 tháng để làm việc với dự án đầu tiên của họ.

Bước 8: Tổ chức cuộc họp trình bày tình huống để các nhóm có cơ hội nêu lên thành tích của họ. Bên cạnh một phần nhỏ như hiệu quả tin đại chúng, nó còn huấn luyện các thành viên cách trình bày trước công chúng và là phương pháp tốt để quảng bá cho người khác. Với cách tổ chức này, Ban chỉ đạo sẽ có cơ hội nhận biết được những nỗ lực của các thành viên.

Bước 9: Đào tạo thêm các trưởng nhóm và thành viên để thành lập thêm nhóm.

Bước 10: Tiếp tục giám sát và đánh giá sự tiến bộ của các nhóm. Hỗ trợ các nhóm và khuyến khích họ thành lập nên những nhóm mới.

Bước 11: Tổ chức hội nghị/cuộc thi nhóm hàng năm để ghi nhận các thành quả của các nhóm.

QUY TRÌNH CHỨNG NHẬN

THÔNG TIN CẦN CUNG CẤP

+ Thông tin họ tên người liên hệ

+ Thông tin công ty : (Lĩnh vực sản xuất, ngành nghề kinh doanh)

+ Dịch vụ Yêu cầu

BÌNH LUẬN VÀ ĐÁNH GIÁ