Thực hành cải tiến năng suất chất lượng thông qua chươngtrình Kaizen và 5S

KAIZEN

5S

1. Định nghĩa:

• KAIZEN là một triết lý trong quản lý sản xuất. Nó bao gồm nhiều chương trình, công cụ khác nhau nhằm nâng cao  chất lượng quản lý sản xuất bằng những cải tiến nhỏ, liên tục  và thường xuyên.
• KAI (thay đổi) + ZEN (tốt hơn)
• KAIZEN : Thay đổi để tốt hơn, Cải tiến liên tục

2. Đối tượng áp dụng:

KAIZEN là công cụ cải tiến liên tục, tích lũy từ những cải tiến nhỏ thành cải tiến lớn, huy động được mọi sự đóng góp của nhân viên trong tổ chức/doanh nghiệp, có thể áp dụng cho mọi loại hình tổ chức/doanh nghiệp.

3. Lợi ích khi áp dụng Kaizen:

• Lợi ích hữu hình:
• Tích lũy các cải tiến nhỏ trở thành kết quả lớn (góp gió thành bão);
• Giảm các lãng phí, tăng năng suất.
• Lợi ích vô hình:
• Tạo động lực thúc đẩy cá nhân có các ý tưởng cải tiến;
• Tạo tinh thần làm việc tập thể, đoàn kết;
• Tạo ý thức luôn hướng tới giảm thiểu các lãng phí;
• Xây dựng nền văn hoá công ty.

4. Các bước thực hiện:

Các bước thực hiện Kaize tuân thủ theo vòng PDCA. Từ bước 1 đến bước 4 là P (lập kế hoạch), bước 5 là D (Thực hiện), bước 6 là C (Kiểm tra), bước 7 và bước 8 là A (Hành động khắc phục hoặc cải tiến). Các bước thực hiện Kaizen giúp chúng ta giải quyết vấn đề dựa trên việc phân tích dữ liệu và được tiêu chuẩn hóa như sau :

• Bước 1 : Lựa chọn chủ đề
• Bước 2 : Tìm hiểu tình trạng hiện tại và xác định mục tiêu
• Bước 3 : Phân tích dữ liệu đã thu thập để xác định nguyên nhân gốc rễ
• Bước 4 : Xác định biện pháp thực hiện dựa trên cơ sở phân tích dữ liệu
• Bước 5 : Thực hiện biện pháp
• Bước 6 : Xác nhận kết quả thực hiện
• Bước 7 : Xây dựng hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn
• Bước 8 : Xem xét các quá trình trên và các định dự án tiếp theo.

5. Mục đích hoạt động chính của Kaizen:

• Chính xác: Yếu tố quan trọng trong bất kỳ lĩnh vực nào. Độ chính xác cao mang lại cho bạn niềm tin từ khách hàng..
• Nhanh chóng: Thời gian không chờ đợi ai cả. Vì thế nên thời gian là yếu tố không được lãng phí
• An toàn: Là yếu tố cần được chú trọng hàng đầu không chỉ riêng ở trong xưởng sản xuất mà ngay cả trường học hay công sở cũng cần an toàn.
• Vui vẻ: Làm sao để công việc được vui vẻ, thuận lợi, nhẹ nhàng sẽ làm nâng cao năng xuất cũng như giá trị của công việc đó, tinh thần vui vẻ sẽ giúp ta tiếp thu nhanh hơn, làm việc hiệu quả hơn.

6. Các yếu tố quyết định sự thành công của Kaizen:

• Cam kết lãnh đạo
• Bắt đầu và kết thúc bằng đào tạo
• Nỗ lực tham gia của mọi thành viên

7. 10 nguyên tắc của Kaizen:

      (1)   Tập trung vào khách hàng

      (2)    Luôn luôn cải tiến

      (3)    Xây dựng văn hóa “không đổ lỗi”

      (4)    Thúc đẩy môi trường văn hóa mở

      (5)    Khuyến khích làm việc theo nhóm

      (6)    Quản lý các dự án kết hợp bộ phận chức năng

      (7)    Nuôi dưỡng các quy trình quan hệ đúng đắn

      (8)    Rèn luyện ý thức kỷ luật, tự giác

      (9)    Thông tin đến mọi nhân viên

      (10)  Thúc đẩy năng suất và hiệu quả

8. Các công cụ thực hiện Kaizen:

• Chương trình 5S: chương trình quản lý sản xuất và chất lượng hàng hóa nhằm cải thiện môi trường và điều kiện nơi làm việc.
• Chương trình KSS : Hệ thống khuyến nghị Kaizen nhấn mạnh lợi ích xây dựng tinh thần và sự tham gia tích cực của người lao động thông qua các kích thích về tài chính và kinh tế.
• Chương trình QCC (Quality Control Circles) : Nhóm chất lượng là một nhóm nhỏ tình nguyện thực hiện các hoạt động kiểm soát chất lượng tại nơi làm việc.
• Chương trình JIT (Just In Time): Đúng thời hạn là một kỹ thuật kiểm soát hàng tồn kho và sản xuất nhằm giảm thiểu lãng phí khi sản xuất.
• 6 SIGMA: Phương pháp giúp giảm thiểu khuyết tật dựa trên việc cải tiến quy trình.
• Bảy công cụ thống kê : Kiểm soát sản phẩm lỗi (sản phẩm không phù hợp) trong sản xuất/ dịch vụ tìm ra nguyên nhân để khắc phục.
• TPM: khai thác tối đa các nguồn lực sẵn có của đơn vị sản xuất bao gồm công nghệ, thiết bị, con người.
• TQM: triết lý về quản lý, TQM tập trung vào việc cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ của các công ty.
• ISO 9000

1. Định nghĩa

• 5S là chương trình quản lý sản xuất và chất lượng hàng hóa nhằm cải thiện môi trường và điều kiện nơi làm việc.
• S1: Sàng lọc (Clearing-up): Phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết và Loại bỏ những thứ không cần thiết
• S2: Sắp xếp (Organizing): Sắp xếp đúng vật, đúng chỗ, có đánh số ký hiệu và phải dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra.
• S3: Sạch sẽ (Cleaning): Giữ gìn nơi làm việc, thiết bị, dụng cụ luôn sạch sẽ
• S4: Săn sóc (Standardizing): Duy trì 3S (Sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ) mọi lúc mọi nơi và thực hiện liên tục.
• S5: Sẵn sàng (Sustain): Rèn luyện việc tuân thủ 3S một cách tự giác, tự nguyện.

2. Đối tượng áp dụng:

• 5S có thể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chứ và mọi quy mô tổ chức, tổ chức ở bất kỳ lĩnh vực nào: sản xuất, thương mại hay dịch vụ.

3. Lợi ích khi áp dụng 5S:

• Loại trừ các vật dụng không cần thiết, chỗ làm việc sạch sẽ và được tổ chức tốt
• Tiết kiệm, tránh lãng phí thời gian, công sức
• Xây dụng môi trường làm việc an toàn, sạch sẽ
• Tăng cường hiệu quả công việc, hạn chế sai sót
• Cải tiến liên tục chất lượng công việc và chất lượng sản phẩm
• Nâng cao ý thức, trách nhiệm, đạo đức của nhân viên
• Nâng cao sự hiểu biết lẫn nhau giữa các nhân viên, tăng cường tinh thần làm việc đội, nhóm.

4. Các bước thực hiện:

• Bước 1: Chuẩn bị
• Bước 2: Phát động chương trình 5S
• Bước 3: Tiến hành tổng vệ sinh
• Bước 4: Tiến hành sàng lọc ban đầu
• Bước 5: Duy trì sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ
• Bước 6: Tiến hành đánh giá nội bộ 5S

5. Mục tiêu chính của chương trình 5S

       5S là một phương pháp rất hiệu quả để huy động con người, cải             tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất doanh nghiệp.Mục         tiêu chính của chương trình 5S bao gồm:

• Xây dựng ý thức cải tiến (Kaizen) cho mọi người tại nơi làm việc
• Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người
• Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế.
• Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến.

6. Thực hiện tốt 5S sẽ đóng góp cho các yếu tố PQCDSM:

• Cải tiến Năng suất (P – Productivity)
• Nâng cao Chất lượng (Q – Quality)
• Giảm chi phí (C – Cost)
• Giao hàng đúng hạn (D – Delivery)
• Đảm bảo an toàn (S – Safety)
• Nâng cao tinh thần (M – Morale)

7. 4 yếu tố cơ bản để thực hiện thành công 5S

• Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ: Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khi thực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo trong việc hình thành các nhóm công tác và chỉ đạo thực hiện
• Bắt đầu bằng đào tạo: Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của 5S, cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện là khởi nguồn của chương trình. Khi đã có nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ động trong các hoạt động 5S
• Mọi người cùng tự nguyện tham gia: Bí quyết thành công khi thực hiện 5S là tạo ra một môi trường khuyến khích được sự tham gia của mọi người
• Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện chương trình 5S là sự lặp lại không ngừng các hoạt động nhằm duy trì và cải tiến công tác quản lý.

8. 10 điều gợi ý để thực hiện thành công 5S

• Hai cái đầu luôn tốt hơn một cái đầu – phát huy tối đa phương pháp huy động trí não .
• Luôn ý thức tìm ra các điểm không thuận tiện để cải tiến.
• Luôn ý thức tìm ra những nơi làm việc không ngăn nắp để cải tiến.
• Tìm ra những khu vực làm việc không an toàn để cải tiến.
• Tìm ra những nơi chưa sạch sẽ để cải tiến.
• Tìm ra các điểm lãng phí để loại bỏ.
• Mở rộng phạm vi vệ sinh bề mặt máy móc.
• Chú ý tới các khu vực công cộng như căng tin, nhà vệ sinh, vườn, hành lang ngoài và bãi đỗ xe.
• Chỉ ra những bằng chứng mà nhân viên cần phải tăng cường hoạt động 5S.
• Sử dụng hữu hiệu cách thức kiểm soát bằng trực quan