Tư vấn - Đào tạo - Đánh giá hiệu quả áp dụng KPIs

Tư vấn - Đào tạo - Đánh giá hiệu quả áp dụng KPIs tại Doanh nghiệp với chuyên gia hàng đầu có nhiều năm kinh nghiệm tại các tập đoàn lơn như Toyata, Hòa Phát, Xuân Hòa, ...

ĐĂNG KÝ Gọi để tư vấn0937619299

Đặc điểm nổi bật Điều kiện sử dụng Thông tin chi tiết Quy trình chứng nhận Thông tin cần cung cấp Bình luận và đánh giá

ĐIỂM NỔI BẬT

Nhằm thúc đẩy gia tăng năng suất trong các doanh nghiệp Việt Nam thông qua áp dụng công cụ KPIs (Key Performace indicators). ISOCUS với đội ngũ chuyên gia được đào tạo bài bản bởi Tổ chức năng suất Châu Á (APO), và đã tham gia nhiều dự án lớn như: KPIs tại Tổng Công ty Dầu khí Việt Nam, Công ty Toyota Việt Nam… Chúng tôi cam kết tư vấn, áp dụng và đánh giá hiệu quả nhằm gia tăng năng suất cho doanh nghiệp áp dụng

Lợi ích khi áp dụng KPIs :

Giúp các cấp độ trong Tổ chức xác định rõ các mục tiêu, cách thức thực hiện và đo lường kết quả dựa vào các chỉ số hiệu suất.
Đo lường được kết quả thực hiện công việc trong Quá khứ, hiện tại, tương lai của các cấp độ trong tổ chức, tạo điều kiện cho khắc phục tức thời và điều chỉnh từng bước đi thích hợp để thực hiện thành công Chiến lược.
Đo lường được các yếu tố trọng yếu của tổ chức để đảm bảo thành công trong hiện tại, tương lai và phát triển bền vững.
Bản thân các thước đo đã là công cụ dẫn đường và tạo Sức hút lôi kéo mọi người thực hiện cải tiến liên tục. Nếu các thước đo này nhắm đến việc thực thi Chiến lược, Sứ mệnh thì chúng sẽ là công cụ đắc lực để quản lý Chiến lược hữu hiệu.
Khắc phục được hạn chế của các phương pháp truyền thống như đo lường năng suất, quản lý theo phương pháp tài chính, đó là: chu kỳ còn đo dài (chậm chân trong việc cải tiến), chưa chỉ rõ được vấn đề (cái gì, ở đâu và do ai).
Giải quyết được căn bản 4 rào cản lớn trong thực thi Chiến lược - lý do chính của vấn nạn thất bại trong quản lý Chiến lược là: Rào cản Tầm nhìn, Rào cản con người, Rào cản nguồn lực và Rào cản quản lý.
Từ việc chấm điểm kết quả thực hiện KPI giúp đánh giá chính xác kết quả công tác đạt được của mỗi cấp độ, có thể đưa ra chính sách đãi ngộ, khen thưởng thích đáng, kịp thời.
Tạo cơ sở khoa học cho hoạch định, phát triển các tài sản vô hình như: Chiến lược đào tạo, phát triển tri thức của doanh nghiệp; Tối ưu hóa Giá trị của yếu tố quản lý thuộc các quá trình nội bộ; Khai thác các Giá trị có thể từ khách hàng. Đó là nền tảng để có được các thành công về tài chính.

ĐIỀU KIỆN SỬ DỤNG

Để áp dụng được KPIs vào trong tổ chức thì Lãnh đạo của tổ chức và toàn thể nhân viên phải cam kết thực hiện để đem lại hiệu quả tốt nhất:

Giúp Tổ chức gia tăng khả năng cạnh tranh vì có thể sử dụng và khuyến khích được nhân viên phát huy được tối đa hiệu quả công việc, đồng thời tạo sự liên kết chặt chẽ ở các phòng ban.
Giúp các phòng ban, bộ phận và từng cá nhân phát triển theo chiến lược của công ty theo từng thời điểm thông qua việc chỉ rõ định hướng và mục tiêu của công ty.
Giúp Tổ chức đưa ra được những chỉ tiêu có thể đo lường được (lượng tính) và linh động trong việc thiết lập mục tiêu cho từng phòng ban và cá nhân.
Giúp cho Tổ chức có cái nhìn tổng thể về các hoạt động kinh doanh của mình. Khi đánh giá đúng năng lực, nhân viên sẽ làm việc hăng say hơn, năng suất lao động tăng cao, góp phần làm giảm chi phí. Tạo điều kiện khích lệ và phát hiện nhân viên có năng lực và giữ chân được người tài. Nâng cao hiệu quả làm việc cho nhân viên, nâng cao hiệu quả của công ty.
Giúp Tổ chức hoạch định nguồn nhân sự sẽ chính xác hơn, đồng thời giúp Tổ chức xây dựng các chế độ thù lao hợp lý, đưa ra quyết định quản lý về nhân sự một cách công bằng chính xác
Giúp Tổ chức có thể kiểm soát được mục tiêu, chiến lược kinh doanh của Doanh nghiệp để mang lại hiệu quả cao.

Xem thêm

THÔNG TIN CHI TIẾT

I. Khái niệm về KPIs:

CSF là từ viết tắt của Critical Success Factor (Yếu tố thành công then chốt). KPIs là từ viết tắt của Key Performance Indicators (Chỉ số Đánh giá hoạt động chính). Cả hai cụm từ trên được sử dụng phổ biến trong việc thiết kế các mục đích thích hợp, các đo lường, phân tích khả năng đạt được mục tiêu của tổ chức.

CSF thường mô tả đặc điểm môi trường nội bộ hoặc bên ngoài của một tổ chức có ảnh hưởng chủ yếu đến việc đạt được mục đích của tổ chức. KPIs là thước đo định lượng được sử dụng để đo lường kết quả hoạt động của tổ chức trong việc đạt được CSF. Có thể có nhiều KPIs cho một CSF. KPIs có thể là chỉ số đo tài chính hoặc phi tài chính.

KPIs là một tập hợp các chỉ số đo lường, tập trung vào các khía cạnh hiệu quả hoạt động của tổ chức được coi là quan trọng nhất đối với sự thành công trong hiện tại và tương lai của tổ chức.

Có ít nhất 3 cấp độ mô tả mục đích cần đạt được của bất kỳ tổ chức nào:

Sứ mệnh / tầm nhìn: mô tả lý do cơ bản một tổ chức được thiết lập và tiếp tục tồn tại.
Các mục tiêu chiến lược: Các tình huống nội bộ & bên ngoài mà tổ chức phải đương đầu giải quyết trong những năm kế tiếp: những gì một tổ chức cần tập trung để đạt được tầm nhìn của mình. Mục tiêu chiến lược có thể được xác định bằng cách sử dụng các công cụ phân tích chiến lược như: phân tích SWOT, phân tích PEST, phân tích năng lực cốt lõi, chuỗi giá trị,…
Mục tiêu: Các mục tiêu chiến lược được trình bày ở cấp độ cao, tổng quát, là các ý tưởng lớn. Những mục tiêu này phải được chia nhỏ và cụ thể hóa, các kế hoạch chiến thuật phải được thiết lập cùng với việc xác định trách nhiệm thực hiện và cách thức đo lường. Vì lẽ đó, các mục tiêu chiến lược được phân tích để xác định các “Yếu tố” ảnh hưởng đến việc các mục tiêu này có đạt được hay không. Những “Yếu tố” như thế được gọi là CSFs.

Khi kết hợp lại, 3 cấp độ trên sẽ hình thành nền tảng của kế hoạch kinh doanh. Thực tế, có thể không hoàn toàn trùng khớp với 3 cấp độ trên. Tuy nhiên, ngụ ý ở đây là hệ thống thứ tự của mục đích, từ những điều khá mơ hồ và tham vọng được chuyển hóa thành những điều rất cụ thể và đo lường được. Khái niệm CSF/KPIs có thể được sử dụng xuyên suốt trong hệ thống thứ tự này, nó thường được trích dẫn theo kiểu:

Bạn không thể quản lý điều bạn không đo lường được
Những gì được đo lường là đã được thực hiện
Bạn không thể cải tiến cái bạn không đo lường được

Khi doanh nghiệp đã hình thành sứ mệnh, xác định những nhân tố ảnh hưởng và đề ra mục tiêu, doanh nghiệp cần phải đo lường sự tăng trưởng so với những mục tiêu đã đề ra. Chỉ số đánh giá hoạt động chính (KPIs), hay còn gọi là chỉ số đo lường thành công (KSI) giúp doanh nghiệp định hình và theo dõi quá trình tăng trưởng so với mục tiêu.

KPIs là những thước đo định lượng đã được sự đồng ý của tất cả các thành viên trong doanh nghiệp và phản ánh những nhân tố thành công thiết yếu của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có thể xây dựng chỉ số KPIs dựa trên tỉ lệ phần trăm doanh thu do các khách hàng cũ mang lại. Trường học có thể dựa vào tỉ lệ tốt nghiệp của học sinh. Phòng dịch vụ khách hàng dựa trên tỉ lệ phần trăm các cuộc gọi của khách hàng được giải đáp ngay phút đầu tiên. Đối với tổ chức dịch vụ xã hội là số lượng tổ chức được hỗ trợ trong năm.

Hai yếu tố quan trọng của KPIs là phản ánh mục tiêu doanh nghiệp và lượng hóa được (có thể đo lường được).

- Chỉ số KPIs phản ánh mục tiêu của doanh nghiệp:

Khi doanh nghiệp đặt mục tiêu “trở thành doanh nghiệp có hiệu suất lợi nhuận cao nhất trong ngành”, các chỉ số KPIs sẽ xoay quanh lợi nhuận và các chỉ số tài chính. “Lợi nhuận trước thuế” và “Vốn/tài sản cổ đông” là những chỉ số chính. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp đưa ra chỉ số “Tỉ lệ phần trăm lợi nhuận dành cho các hoạt động xã hội”, thì các chỉ số tài chính không phải là KPsI. Mặt khác, trường học lại không quan tâm tới lợi nhuận, do đó sẽ xây dựng những chỉ số KPIs khác. Những chỉ số như “tỉ lệ tốt nghiệp” và “tỉ lệ kiếm việc thành công sau tốt nghiệp” phản ánh sứ mệnh và mục tiêu của nhà trường.

- Chỉ số KPIs phải lượng hóa được:

Chỉ số KPIs chỉ có giá trị khi được xác định và đo lường một cách chính xác. Nếu đặt các chỉ tiêu theo dạng “Thu hút càng nhiều khách hàng cũ, mua hàng nhiều lần” thì không phải là một chỉ số KPI có giá trị nếu không phân biệt rõ ràng giữa khách hàng mới và khách hàng cũ. “Trở thành doanh nghiệp nổi tiếng nhất” không phải là một chỉ số KPIs do không có cách nào đo sự nổi tiếng của doanh nghiệp hay so sánh với các doanh nghiệp khác.

Việc xác định rõ các chỉ số KPIs và bám sát các chỉ số này rất quan trọng. Đối với KPIs “gia tăng doanh số”, cần làm rõ các vấn đề như đo lường theo đơn vị sản phẩm hay giá trị. Sản phẩm trả lại sẽ bị khấu trừ trong tháng sản phẩm được bán ra hay trong tháng sản phẩm được trả lại? Doanh thu sẽ được tính theo giá niêm yết hay giá bán thực tế?

II. Các bước thực hiện áp dụng KPIs

Bao gồm 12 bước:

Bước 1: Cam kết của quản trị cấp cao

Bước 2: Thành lập nhóm dự án thực thi

Bước 3: Xây dựng quy trình và văn hóa “Just do it”

Bước 4: Xây dựng chiến lược phát triển KPIs toàn diện

Bước 5: Truyền đạt hệ thống KPIs tới toàn thể nhân viên

Bước 6: Xác định yếu tố thành công then chốt của tổ chức

Bước 7: Lưu các chỉ số đo lượng hiệu suất trong 1 cơ sở dữ liệu

Bước 8: Lựa chọn các chỉ số đo lường hiệu suất ở cấp nhóm

Bước 9: Lựa chọn các KPIs có tính thuyết phục của tổ chức

Bước 10: Xây dựng khung báo cáo cho tất cả các cấp

Bước 11: Tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng các KPIs

Bước 12: Điều chỉnh các KPIs cho phù hộ với tổ chức.

III. Các chỉ số đo lường chính KPIs:

Lĩnh vực	KPIs
5.1 KPIs về đánh giá hiệu quả nhân sự
KPIs đánh giá về lương	Mức thu nhập trung bình Mức thu nhập giờ công trung bình Mức thu nhập theo chức danh Tỷ lệ chi phí lương
KPIs đánh giá về tuyển dụng	Tổng số Công việc / đợt tuyển dụng (đối với từng chức danh) Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu Chỉ số hiệu quả quảng cáo tuyển dụng Thời gian để tuyển nhân viên Chỉ số hiệu quả các nguồn tuyển dụng
KPIs đánh giá về an toàn lao động (ATLĐ)	Tỷ lệ báo cáo an toàn lao động Tỷ lệ thời gian mất mát do an toàn lao động Tỷ lệ chi phí mất do ATLĐ Thời gian huấn luyện ATLĐ
KPIs đánh giá hiệu quả đào tạo	Tổng số giờ huấn luyện/nhân viên Giờ đào tạo trung bình /nhân viên Chi phí huấn luyện /nhân viên Tỷ lệ nhân viên được đào tạo Hiệu lực đào tạo
KPIs đánh giá hiệu quả công việc	Tỷ lệ nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ Tỷ lệ nhân viên hoàn thành 100% công việc Tỷ lệ nhân viên có thái độ tốt trở lên Tỷ lệ mức độ vi phạm nội quy
KPIs đánh giá hiệu quả giờ làm việc	Tổng thời gian đi làm muộn toàn công ty So sánh thời gian đi làm muộn của các bộ phận Tỷ lệ ngày nghỉ, ốm
KPIs đánh giá về lòng trung thành	Tỷ lệ vòng quay nhân viên Tỷ lệ vòng đời nhân viên Tỷ lệ nhân viên muốn ra đi Tỷ lệ nhân viên trung thành
KPIs đánh giá hiệu quả năng suất nguồn nhân lực	Doanh số /1 nhân viên Lợi nhuận/ nhân viên Chi phí hành chính / 1 nhân viên Chi lương Overtime (lương tăng ca, thêm giờ)
KPIs đánh giá hiệu quả hoạt động cải tiến	Hiệu quả cải tiến Tổng số ý kiến
KPIs về đánh giá nguồn nhân lực	Trình độ của nhân viên Tỷ lệ nam nữ Tuổi trung bình của lực lượng lao động
5.2 KPIs về đánh giá hiệu quả marketing
KPIs đánh giá hiệu quả quảng cáo	Chi phí quảng cáo trên 1000 khán giả mục tiêu Mức độ biết đến sản phẩm: được đo lường trước và sau quảng cáo Tỷ lệ phần trăm những người nhớ lại những chi tiết trong thông điệp quảng cáo Đánh giá của khách hàng về các thông điệp quảng cáo Mức độ ưa thích của khách hàng đối với thông điệp và chương trình quảng cáo Số lượng người hỏi mua sản phẩm được quảng cáo sau chương trình quảng cáo Doanh thu của sản phẩm được quảng cáo
KPIs đánh giá hiệu quả khuyến mãi	Tỷ lệ sản lượng bán thời gian khuyến mãi và trước khi khuyến mãi Tỷ lệ doanh thu sau khuyến mãi và trước khuyến mãi Tỷ lệ doanh thu sau khuyến mãi (một thời gian dài) / trước khi khuyến mãi Tỷ số chi phí khuyến mại
KPIs đánh giá hiệu quả PR	Hiệu quả bài PR, thông cáo báo chí Thăm dò dư luận Mức độ biết đến doanh nghiệp thông qua những chương trình quan hệ công chúng đã làm Mức độ biết đến sản phẩm thông qua những chương trình quan hệ công chúng đã làm Nhận thức của khách hàng và công chúng về hình ảnh của sản phẩm và doanh nghiệp Phản hồi ý kiến của đối tượng
KPIs đánh giá hiệu quả internet marketing	Tỉ lệ người truy nhập mới Tỉ lệ quay lại của người truy nhập cũ Số trang xem/ truy nhập Số hàng/ đặt hàng Giá trị đặt hàng trung bình Tỉ lệ bỏ Web ngay khi truy nhập Thời gian tải trang Web Nguồn truy nhập vào Web site của bạn Số lượng đặt hàng trên mỗi khách hàng trong một năm Tỉ lệ huỷ bỏ thanh toán/ giỏ hàng Số lượng bỏ Web ngay khi truy nhập/ Số lượng truy nhập trang chủ Số lượng bỏ trang một sản phẩm ngay khi truy nhập/ Số lượng truy nhập trang sản phẩm đó Số lượng bỏ trang sản phẩm ngay khi truy nhập (người mới)/ Số lượng người mới Số lượng bỏ trang sản phẩm ngay khi truy nhập (người cũ)/ Số lượng người cũ
5.3 KPIs về đánh giá hiệu quả bán hàng
KPIs đánh giá hiệu quả tiếp xúc qua điện thoại	Chi phí trung bình mỗi cuộc gọi/mỗi lần giao dịch Thời gian nói chuyện trung bình của một cuộc điện thoại Thời gian chờ trung bình chuyển tiếp % trả lời sau khung thời gian ví dụ 5 giây hoặc 3 hồi chuông Tỷ lệ huỷ cuộc gọi trong khi chờ đợi Số cuộc gọi không kết nối được Tỷ lệ giải quyêt được trong cuộc gọi đầu tiên
KPIs đánh giá hiệu quả Bộ phận kinh doanh (nhân viên kinh doanh)	Tỷ lệ phản hồi / tổng số gửi đi Thời gian để trả lời mỗi yêu cầu của khách hàng Tỷ lệ kiếm được khách hàng Số khách hàng /nhân viên Số cuộc hẹn trung bình mỗi Nhân viên kinh doanh Tỷ lệ Nhân viên kinh doanh vượt chỉ tiêu doanh số Doanh số trung bình/ Nhân viên kinh doanh Doanh số trung bình của khách hàng/ mỗi Nhân viên kinh doanh Chi phí giành được khách hàng mới Sự thay thế nhân viên Thời gian tuyển dụng và huấn luyện Nhân viên kinh doanh đạt đến chỉ tiêu Chi phí lực lượng bán hàng
KPIs đánh giá hiệu quả cửa hàng	Tỷ lệ lợi nhuận Tỷ lệ lợi nhuận/vốn đầu tư Doanh số/địa điểm Chi phí mặt bằng/doanh số Chi phí lương/doanh số Sản phẩm bán chạy Tần suất tác động tới khách hàng Chi phí dịch vụ/mỗi khách hàng Tỷ lệ chi phí dịch vụ/ lợi nhuận Tỷ lệ phân bổ chi phí Chăm sóc khách hàng cho khách hàng quan trọng
KPIs đánh giá hiệu quả chăm sóc khách hàng
KPIs đánh giá về lòng trung thành	Số khách hàng bị mất Tỷ lệ khách hàng bị mất sau khi mua hàng lầu đầu Tỷ lệ khách hàng trung thành bị mất Vòng đời trung bình của một khách hàng Tỷ lệ khách hàng quay lại Tỷ lệ khách hàng mới
KPIs đánh giá sự phàn nàn khách hàng	Tỷ lệ phàn nàn được giải quyết trong lần đầu tiên Tỷ lệ phản hồi nhanh Số khiếu nại tranh chấp Tỷ lệ số khách hàng khiếu nại Tỷ lệ khiếu nại theo lĩnh vực
KPIs đánh giá về thị phần	Thị phần của công ty so với toàn bộ thị trường Thị phần tương đối Tăng thị phần nhưng tăng trưởng có bằng không?
KPIs đánh giá khách hàng	% doanh số khách hàng mới Doanh số trung bình mỗi khách hàng/năm Tỷ lệ lợi nhuận trên khách hàng
5.4 KPIs về tài chính kế toán
KPIs đánh giá khả năng thanh toán	Chỉ số thanh toán hiện hành Chỉ số thanh toán nhanh Chỉ số tiền mặt Chỉ số vòng quay các khoản phải thu Chỉ số số ngày bình quân vòng quay khoản phải thu Chỉ số vòng quay hàng tồn kho Chỉ số số ngày bình quân vòng quay hàng tồn kho Chỉ số vòng quay các khoản phải trả Chỉ số số ngày bình quân vòng quay các khoản phải trả Vòng quay tổng tài sản Vòng quay tài sản cố định Vòng quay vốn cổ phần Biên lợi nhuận thuần Biên lợi nhuận hoạt động Tỷ suất sinh lợi trên tài sản (ROA) Tỷ suất sinh lợi trên vốn cổ phần (ROE) Tỷ suất sinh lợi trên tổng vốn (ROTC)
KPIs về quản lý nguồn vốn
KPIs đánh giá về lợi nhuận
KPIs đánh giá hiệu quả đầu tư	Hệ số giá trên thu nhập một Cổ phần Hệ số giá trên giá trị sổ sách một Cổ phần Hệ số giá trên doanh thu Hệ số giá trên dòng tiền Hệ số tăng trưởng Tỷ suất sinh lợi trên tài sản (ROA) Tỷ suất sinh lợi trên vốn cổ phần (ROE)
5.5 KPIs về cung ứng
KPIs đánh giá về vận chuyển	Thời gian vận chuyển từ cảng về kho và ngược lại Các loại phí giao thông Chí xăng dầu
KPIs đánh giá về giao hàng	Tỷ lệ giao hàng đúng hạn Tỷ lệ giao hàng đúng chất lượng, số lượng Giá trị thiệt hại do giao hàng
KPIs đánh giá về hoạt động cung ứng khác	Chi phí giao hàng cho mỗi đơn vị sản phẩm Thời gian từ khi nhận đơn hàng đến khi giao hàng Chi phí giao nhận Hóa đơn kịp thời chính xác Thời gian trung bình để mua từng loại hàng
5.6 KPIs về sản xuất chất lượng
KPIs về sản phẩm lỗi	Tỷ lệ sản phẩm phải làm lại của công ty Tỷ lệ làm lại của các công nhân trong một bộ phận Tỷ lệ làm lại của cả một bộ phận Tỷ lệ làm lại của các bộ phận so sánh với nhau Số tiền bị mất do phải làm lại Tỷ lệ hàng hư cá nhân Tỷ lệ hàng hư bộ phận Tỷ lệ hàng hư công ty
KPIs về quản lý nguyên vật liệu (NVL)	Định mức sử dụng nguyên vật liệu Tỷ lệ tiêu hao NVL cho phép Tỷ lệ sử dụng NVL tiêu hao Tỷ lệ hư hỏng NVL do lỗi NVL Tỷ lệ hư hỏng NVL do lỗi của công nhân
KPIs về quản lý đơn hàng	Giá trị đơn hàng tối thiểu Giá trị trung bình của các đơn hàng Doanh số/khách hàng Tỷ lệ lợi nhuận/ từng đơn hàng Tỷ lệ lợi nhuận trên từng khách hàng
KPIs về bảo trì	Số lần không phục vụ (bảo trì, sửa chữa) được Số lần không sửa chữa được Chỉ số hiệu quả hoạt động bảo trì Chỉ số chi phí