ISO 9001:2015 - Đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng

ISO 9001:2015 - Đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng

Tác giả: ISOCUS | 23-07-2020, 1:59 pm

Đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng giúp doanh nghiệp duy trì hiệu lực và nâng cao chất lượng cho hệ thống của mình. Bởi vậy, nó được coi là một công cụ đặc biệt quan trọng mà doanh nghiệp nào cũng cần phải thực hiện. Hãy cùng ISOCUS theo dõi ngay bài viết dưới đây để tìm hiểu rõ hơn về hoạt động đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015. 

Lợi ích của việc đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng cho doanh nghiệp

Theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, đánh giá được định nghĩa là một quá trình có hệ thống, độc lập và được thành lập dưới dạng văn bản để nhận được bằng chứng đánh giá và xem xét đánh giá một cách khách quan để xác định mức độ thực hiện các chuẩn mực đánh giá.

 Đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng

Đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng là đánh giá bên thứ nhất

Hoạt động đánh giá hệ thống được chia ra làm 3 loại. Trong đó đánh giá nội bộ là việc doanh nghiệp/ tổ chức tự đánh giá, kiểm tra hệ thống quản lý chất lượng của mình. Việc đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng sẽ đem lại cho doanh nghiệp những lợi ích như:

Giúp doanh nghiệp tự đánh giá và chứng minh được mức độ phù hợp của hệ thống quản lý chất lượng so với các điều khoản trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015. 

Giúp doanh nghiệp xem xét được thực trạng triển khai hệ thống quản lý chất lượng ra sao. 

Đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng được áp dụng một cách có hiệu lực và thu được hiệu quả như mong muốn.

Là một trong những tiêu chí đánh giá khi doanh nghiệp muốn được cấp giấy chứng nhận ISO 9001:2015.

Là cơ sở để duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp.

Đảm bảo mục tiêu chất lượng và kế hoạch thực hiện các mục tiêu chất lượng mà doanh nghiệp đưa ra được thực hiện nghiêm túc. 

‒ Giúp doanh nghiệp hạn chế được các rủi ro, sai lỗi hoặc sớm phát hiện được các nguy cơ/ cơ hội đang tới gần. Từ đó có hành động xử lý sao cho phù hợp. 

Quy trình đánh giá nội bộ theo ISO 9001:2015 như thế nào?

Căn cứ vào mục đích của mỗi cuộc đánh giá nội bộ là gì mà doanh nghiệp sẽ phải lên kế hoạch đánh giá, thiết lập các tiêu chuẩn đánh giá, phân công các thành phần tham gia sao cho phù hợp. Nhưng nhìn chung, quy trình đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 đều sẽ bao gồm 4 bước cơ bản như sau:

Bước 1: Lập kế hoạch đánh giá nội bộ

Một kế hoạch đánh giá nội bộ khoa học, chi tiết chính là chìa khóa cho sự hiệu quả của một quá trình đánh giá nội bộ. Do đó, doanh nghiệp cần phải đặc biệt chú trọng, đầu tư cả thời gian và công sức vào khâu này.

Lập kế hoạch đánh giá nội bộ

Lập kế hoạch đánh giá nội bộ

Cụ thể, việc lập kế hoạch sẽ bao gồm xác định lịch đánh giá cùng tần suất đánh giá ra sao. Thông thường, doanh nghiệp cần phải thực hiện đánh giá nội bộ tối thiểu 1 năm 1 lần cho mọi yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp mà hoạt động này có thể thực hiện nhiều hơn một đợt.

Sau đó, doanh nghiệp cần phải lên danh sách ra các hoạt động quan trọng cần thực hiện trong quá trình đánh giá là gì. Ví dụ như sự thay đổi nhân sự trong các phòng ban, bộ phận hay các quá trình xảy ra sai lỗi hoặc sự cố,... 

Bước 2: Chuẩn bị đánh giá nội bộ

Việc chuẩn bị đánh giá nội bộ sẽ bao gồm những hoạt động như sau:

Chuẩn bị đánh giá nội bộ

Chuẩn bị đánh giá nội bộ

‒ Thành lập tổ đánh giá nội bộ cùng với tổ trưởng tổ đánh giá nội bộ theo các biểu mẫu được quy định.

‒ Quy định phạm vi đánh giá cùng trách nhiệm và quyền hạn của tổ đánh giá.

‒ Quy định đối tượng thực hiện phê duyệt là lãnh đạo thường trực Lãnh đạo thường trực của các cuộc đánh giá nội bộ.

‒ Thông báo cụ thể thời gian, các hoạt động trong cuộc đánh giá tới các phòng ban, bộ phận ít nhất 3 ngày trước khi diễn ra cuộc đánh giá. 

Bước 3: Tiến hành đánh giá nội bộ

Việc tiến hành đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng của mỗi doanh nghiệp sẽ có những sự khác biệt nhất định. Nhưng về cơ bản, tổ đánh giá sẽ cần phải thông báo khái quát cho các phòng ban được đánh giá những thông tin như sau: Hạng mục phải đánh giá; Phương pháp đánh giá; Phạm vi đánh giá; Tiêu chuẩn để đánh giá. 

Tiến hành đánh giá nội bộ

Tiến hành đánh giá nội bộ

Bên cạnh đó, trong quá trình đánh giá, chuyên gia đánh giá nội bộ sẽ cần phải thực hiện các hoạt động như sau:

  1. Xem xét việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng;
  2. Xem xét các hồ sơ thực hiện quy trình;
  3. Tìm các bằng chứng chứng minh tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng;
  4. Xem xét các tài liệu, văn bản về tính phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

‒ Khi phát hiện sự không phù hợp, các đánh giá viên nội bộ cần phải ghi lại một cách chi tiết và cụ thể sự không phù hợp đó. Sau đó báo cáo tổ trưởng tổ đánh giá để xem xét về mức độ chấp nhận sự không phù hợp đó. 

‒ Trong trường hợp sự không phù hợp đó được chấp nhận bởi cả hai bên đánh giá và được đánh giá thì đánh giá viên nội bộ sẽ ghi lại “báo cáo sự không phù hợp". 

‒ Trong trường hợp sự không phù hợp đó không được chấp thuận bởi một hoặc một số bên liên quan đến cuộc đánh giá, tổ trưởng tổ đánh giá cần phải báo cáo lại cho đại diện lãnh đạo để đưa ra quyết định sao cho phù hợp. 

  1. Các báo cáo đánh giá phải được thực hiện theo các biểu mẫu được quy định và phải được đưa cho lãnh đạo thường trực xem xét. 
  2. Theo dõi kết quả đánh giá hoạt động và đưa ra các biện pháp khắc phục sự không phù hợp (nếu có). Các biện pháp này cũng cần phải được theo dõi và kiểm soát chặt chẽ về quy trình và hiệu quả của nó. 

Bước 4: Hồ sơ lưu 

Những nội dung cần phải được lưu trữ dưới dạng hồ sơ bao gồm:

Lưu trữ hồ sơ

Lưu trữ hồ sơ 

‒ Chương trình đánh giá nội bộ;

‒ Kế hoạch đánh giá nội bộ;

‒ Quyết định thành lập tổ đánh giá nội bộ;

‒ Báo cáo về cuộc đánh giá nội bộ;

‒ Các sự không phù hợp (nếu có);

‒ Các đề xuất, hành động khắc phục sự không phù hợp đó.

Chia sẻ kinh nghiệm đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng của ISOCUS

Để các cuộc đánh giá nội bộ đem lại hiệu quả như mong đợi thì không chỉ có nỗ lực của các đánh giá viên mà còn là ở sự tổng hòa của nhiều yếu tố khác nhau. 

Dưới đây là một số kinh nghiệm về hoạt động đánh giá nội bộ được ISOCUS rút ra qua quá trình chứng nhận ISO 9001:2015 cho nhiều doanh nghiệp mà bạn có thể tham khảo để cải thiện được tối đa hiệu quả của hoạt động đánh giá hệ thống quản lý chất lượng. Cụ thể:

Thứ nhất, hoạt động đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cần phải đảm bảo 7 nguyên tắc đánh giá sau:

Đánh giá nội bộ hệ thống quản lý

Đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng cần thực hiện dựa trên các nguyên tắc được quy định trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015

  1. Chính trực: nền tảng của sự chuyên nghiệp
  2. Phản ánh công bằng: nghĩa vụ báo cáo trung thực và chính xác
  3. Thận trọng nghề nghiệp: vận dụng sự cẩn trọng và suy xét trong đánh giá
  4. Bảo mật an ninh thông tin
  5. Độc lập: cơ sở cho tính khách quan của cuộc đánh giá và tính vô tư của các kết luận đánh giá
  6. Tiếp cận dựa trên bằng chứng: phương pháp hợp lý để đạt được kết luận đánh giá tin cậy và có khả năng tái lập trong quá trình đánh giá có hệ thống
  7. Tiếp cận dựa trên các rủi ro: Một cách tiếp cận đánh giá có xem xét đến các rủi ro và cơ hội. 

Thứ hai, khi lập kế hoạch đánh giá, ban lãnh đạo cần phải đảm bảo kế hoạch thật rõ ràng, chi tiết, tránh trường hợp chỉ đưa ra các nội dung chung chung gây khó khăn cho quá trình đánh giá thực tế cũng như làm mất giá trị của cuộc đánh giá đó. 

Đồng thời, một khi kế hoạch đánh giá được thiết lập thì các cá nhân, phòng ban cần phải tuân thủ thực hiện để đảm bảo cuộc đánh giá diễn ra suôn sẻ, đúng tiến độ và đạt được mục tiêu đề ra. 

Thứ ba, mọi thông tin về thời gian, nội dung cuộc đánh giá được truyền đạt rõ ràng, đầy đủ đến với mọi cá nhân, đơn vị tham gia vào cuộc đánh giá.

Đánh giá nội bộ hệ thống quản lý

Nên thông báo rõ ràng cho các nhân viên, phòng ban trong doanh nghiệp về các cuộc đánh giá sắp diễn ra

Thứ tư, nên tham khảo các tài liệu mô tả quá trình, các báo cáo đánh giá nội bộ trước kia và các phiếu yêu cầu hành động khắc phục được lập để có cơ sở giúp việc chuẩn bị cuộc đánh giá đem lại hiệu quả tốt hơn. 

Thứ năm, dù các doanh nghiệp thường có sẵn các biểu mẫu về bảng câu hỏi đánh giá, nhưng các đánh giá viên vẫn nên chuẩn bị bảng câu hỏi đánh giá và điều chỉnh sao cho phù hợp với bối cảnh hiện tại. Đảm bảo có các câu hỏi đúng, hỏi đủ và có giá trị khi thực hiện đánh giá. 

Thứ sáu, sử dụng các thực hành đánh giá đã được thừa nhận. Bao gồm việc tổ chức cuộc khai mạc cũng như cách thức đặt câu hỏi trong quá trình đánh giá. 

Thứ bảy, các báo cáo được thành lập phải đầy đủ và chứa đựng các thông tin có giá trị, bao gồm:

‒ Ngày đánh giá;

‒ Phạm vi thực hiện đánh giá nội bộ;

‒ Tiêu chuẩn sử dụng để đánh giá nội bộ;

‒ Thành phần tổ đánh giá nội bộ;

‒ Danh sách các cá nhân tham gia cuộc đánh giá;

‒ Các sự không phù hợp (nêu cụ thể sự không phù hợp đó là gì, bằng chứng chứng minh đó là sự không phù hợp;

‒ Nhận xét và các góp ý, đề xuất phương pháp khắc phục hoặc cải tiến. 

Trên đây là những thông tin cơ bản doanh nghiệp nên biết về hoạt động đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

Mọi thông tin, thắc mắc cần được hỗ trợ, hãy liên hệ ngay với ISOCUS qua hotline  0978 679 199 để được giải đáp hoàn toàn miễn phí bởi các chuyên gia hàng đầu. 



Bình luận
Gửi câu hỏi
Tin liên quan
Tin nổi bật
0978.679.199